Digitalisierung und Visualisierung des Onboarding-Prozesses zur Steigerung von Effizienz und Mitarbeitererlebnis
Ausgangssituation
Ein wachsendes Unternehmen hatte Schwierigkeiten, neue Mitarbeitende effizient und strukturiert einzuarbeiten.
Der Onboarding-Prozess war in vielen Abteilungen unterschiedlich organisiert – teils digital, teils manuell über Checklisten oder E-Mails.
Dadurch kam es regelmäßig zu Verzögerungen bei der Bereitstellung von Arbeitsmitteln, unklaren Zuständigkeiten und Informationslücken zwischen HR, IT, Führungskräften und Fachabteilungen.
Neue Mitarbeitende empfanden den Einstieg oft als unkoordiniert und fühlten sich in den ersten Wochen unsicher.
Das Ziel war, mit Share2Flow einen transparenten, standardisierten und teamübergreifenden Onboarding-Prozess zu schaffen, der Verantwortlichkeiten sichtbar macht, Engpässe aufdeckt und Verbesserungspotenziale kontinuierlich nutzt.
Herausforderungen
1. Uneinheitliche Abläufe in verschiedenen Abteilungen
Jede Abteilung organisierte das Onboarding auf eigene Weise, was zu Doppelarbeiten und Medienbrüchen führte.
2. Fehlende Transparenz über Aufgaben und Zuständigkeiten
Weder HR noch die Führungskräfte konnten in Echtzeit nachvollziehen, welche Schritte bereits erledigt oder offen waren.
3. Mangelnde Kommunikation zwischen HR, IT und Fachbereichen
E-Mails gingen unter, Termine wurden nicht abgestimmt und Rückfragen verzögerten den Start neuer Mitarbeitender.
4. Fehlendes Feedback zur Prozessqualität
Schwierigkeiten und Verbesserungsvorschläge aus früheren Onboardings wurden selten dokumentiert oder ausgewertet.
Ziele
Standardisierung des Onboarding-Prozesses: Einheitlicher Ablauf vom Vertragsversand über die Ausstattung bis zum ersten Arbeitstag – für alle Standorte und Fachbereiche.
Transparente Rollen und Verantwortlichkeiten: Alle Beteiligten (HR, IT, Teamleitung, neue Mitarbeitende) sehen in Echtzeit, wer für welchen Schritt verantwortlich ist.
Prozessbegleitende Verbesserung und Feedback: Probleme, Ideen und Rückmeldungen werden direkt im Onboarding-Prozess dokumentiert und fließen in künftige Optimierungen ein.
Erhöhte Effizienz und kürzere Einarbeitungszeit: Durch klare Abläufe und bessere Koordination wird der Start neuer Mitarbeitender beschleunigt.
Verbessertes Mitarbeitererlebnis: Ein strukturierter und professioneller Einstieg steigert die Zufriedenheit und reduziert Frühfluktuation.
Lösung mit Share2Flow
Lösung mit Share2Flow
Visualisierung des gesamten Onboarding-Prozesses
Alle Schritte – von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Teammeeting – wurden im Flow Board abgebildet.
In der Lane „Rollen & Flows“ wurden Zuständigkeiten für HR, IT, Fachabteilung und Führungskraft definiert.
Darstellung von Problemen und Engpässen
In der Lane „Probleme & Schwierigkeiten“ dokumentierten die Teams häufige Stolpersteine, z. B. verspätete Gerätebereitstellung oder fehlende Zugangsdaten.
Dadurch wurden Ursachen sichtbar, die vorher im Tagesgeschäft untergingen.
Ideen und Prozessverbesserungen im Kontext erfassen
Über die Lane „Ideen & Verbesserungen“ konnten Mitarbeitende direkt im Prozess Vorschläge einbringen, etwa standardisierte Checklisten oder automatisierte Erinnerungen.
Einsatz von KPI-Tracking
Kennzahlen wie „Durchlaufzeit Onboarding“, „Prozent vollständig abgeschlossener Prozesse“ oder „Zufriedenheit neuer Mitarbeitender“ wurden pro Prozessschritt erfasst und automatisch berechnet.
Gemeinsame Review-Meetings direkt im Flow Board
In wöchentlichen HR-Runden wurden offene Punkte und Verbesserungsideen direkt im Board besprochen – inklusive Kommentaren, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen.
Ergebnisse
✅ Durchlaufzeit des Onboardings um 35 % reduziert, da alle Verantwortlichen über Aufgaben und Status informiert waren.
✅ Zufriedenheit neuer Mitarbeitender stieg messbar (Ø 4,6 von 5 im internen Feedback).
✅ Kommunikationsaufwand zwischen HR, IT und Fachbereichen sank um 40 %, da alles zentral im Flow Board abgebildet wurde.
✅ Fehlerquote bei Equipmentbereitstellung nahezu halbiert durch klar visualisierte Übergaben.
✅ Onboarding-Prozess als lernendes System etabliert – jede Einstellung bringt neue Erkenntnisse, die direkt in den Prozess einfließen.
Häufige Fragen
Wie wird der Onboarding-Prozess in Share2Flow aufgebaut?
Wie werden neue Mitarbeitende im Prozess sichtbar eingebunden?
Wie erkennt Share2Flow Engpässe im Onboarding-Prozess?
Wie wird die Prozessqualität gemessen und verbessert?
Wie stellt Share2Flow Datenschutz und Vertraulichkeit sicher?
Weitere Use Cases
Mach den Engpass in deinem Prozess sichtbar
Leg ein FlowBoard an, definiere eigene Kennzahlen und steuere Abweichungen im Team — so wie in diesem Use Case.
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