Makigami

Kategorie

Prozessoptimierung

Kompetenzstufe

Praktiker

Makigami, japanisch für „Papierrolle", ist eine Lean-Methode, um administrative Abläufe sichtbar zu machen. Auf einer langen Papierbahn zeichnest du Schritt für Schritt nach, wie ein Vorgang, eine Information oder ein Dokument durch die beteiligten Abteilungen wandert. Anders als eine reine Ablaufskizze hält Makigami zusätzlich fest, welche Rolle handelt, welches System genutzt wird, wie lange ein Schritt dauert und wo Wartezeiten oder Medienbrüche entstehen.

Gerade in Büro- und Verwaltungsprozessen werden dadurch Verluste greifbar, die im Alltag kaum jemand meldet: Vorgänge, die tagelang liegen, obwohl die eigentliche Bearbeitung Minuten dauert, oder Angaben, die zwischen Papier, E-Mail und System mehrfach umkopiert werden. Als eine der Lean-Methoden der Prozessoptimierung schafft Makigami die Faktenbasis, um solche Abläufe gezielt zu verschlanken.

Rahmenbedingungen & Vorbereitung für Makigami

Voraussetzungen

Ein abgegrenzter administrativer Prozess mit klarem Auslöser und Ergebnis
Je eine Person aus jeder Abteilung, durch die der Vorgang läuft
Eine lange Papierbahn oder ein großes digitales Board mit Haftnotizen
Grundlegende Angaben zu Bearbeitungs- und Liegezeiten sowie genutzten Systemen
Ein Moderator, der durch den Workshop führt und ihn neutral hält
Ausreichend Zeit, meist ein halber bis ganzer Workshop-Tag

Vorbereitung

Grenze den Prozess klar ab und beschreibe seinen Auslöser und sein Ergebnis, damit alle über denselben Ablauf sprechen. Lade Personen aus jeder beteiligten Abteilung ein, denn die Verluste entstehen meist an den Übergaben zwischen ihnen. Sammle vorab, was an Zahlen verfügbar ist: typische Mengen, Bearbeitungszeiten, Wartezeiten und die Systeme, in denen gearbeitet wird. Bereite die Papierbahn mit einer Zeitachse und Bahnen für die Rollen vor und lege Haftnotizen in unterschiedlichen Farben bereit, etwa für Tätigkeiten, Dokumente, Systeme und Probleme. Für die reine Rollen- und Ablaufsicht kann vorab ein Swimlane-Diagramm Orientierung geben.

Wofür ist Makigami besonders geeignet?

Makigami eignet sich für administrative Prozesse, in denen ein Vorgang über viele Hände, Dokumente und Systeme läuft und dabei viel Zeit verliert. Weil das Team den Ablauf gemeinsam auf einer Bahn nachzeichnet, werden Wartezeiten, Medienbrüche, Rückfragen und doppelte Erfassungen sichtbar, die in einzelnen Abteilungen niemandem auffallen. Der direkte Vergleich von kurzer Bearbeitungszeit und langer Durchlaufzeit macht den eigentlichen Hebel greifbar, nämlich die Liege- und Übergabezeiten. Gleichzeitig entsteht ein gemeinsames Verständnis und die Bereitschaft, etwas zu ändern, weil alle dieselben Probleme vor Augen haben. Für die durchgängige Betrachtung von Zeit und Beständen ergänzt eine Analyse der Durchlauf- und Wartezeiten.

Ein Praxisbeispiel dazu findet sich im Anwendungsfall Purchase-to-Pay-Prozess.

Häufige Fragen zu Makigami

Was ist Makigami?

Makigami ist eine Lean-Methode, die administrative Prozesse auf einer langen Papierbahn detailliert visualisiert. Sie zeigt neben den Schritten auch Rollen, Systeme, Zeiten und Medienbrüche und macht so Verschwendung im Büro sichtbar.

Wofür eignet sich Makigami?

Besonders für Büro- und Verwaltungsprozesse mit vielen Übergaben und Systemwechseln, etwa in Beschaffung, Auftragsbearbeitung oder Personalwesen.

Wie unterscheidet es sich von der Wertstromanalyse?

Die Wertstromanalyse betont Produktion und Materialfluss. Makigami legt den Fokus auf den Informations- und Dokumentenfluss in der Verwaltung und macht Medienbrüche besonders sichtbar.

Was brauchst du für einen Makigami-Workshop?

Eine lange Papierbahn oder ein digitales Board, Haftnotizen, Beteiligte aus allen betroffenen Abteilungen und einen Moderator sowie meist einen halben bis ganzen Tag Zeit.

Wie viele Personen sollten teilnehmen?

So viele, dass jede beteiligte Rolle vertreten ist, aber die Gruppe arbeitsfähig bleibt. In der Praxis sind das oft fünf bis acht Personen aus den betroffenen Bereichen.

So führst du eine Makigami-Analyse durch

Schritt

Prozess abgrenzen und Team zusammenstellen

Wähle einen konkreten Vorgang mit klarem Auslöser und Ergebnis, etwa die Bearbeitung einer Reklamation oder die Anlage eines Lieferanten. Lade aus jeder beteiligten Abteilung mindestens eine Person ein, die den Ablauf wirklich ausführt. Legt gemeinsam fest, wo der Prozess beginnt und endet, damit ihr nicht aneinander vorbei arbeitet. Ein zu breiter Zuschnitt macht die Bahn unübersichtlich, ein zu enger übersieht die entscheidenden Übergaben.

Schritt

Ist-Ablauf chronologisch aufnehmen

Geht den Vorgang Schritt für Schritt in der realen Reihenfolge durch. Haltet für jeden Schritt fest, wer ihn ausführt, welche Tätigkeit erfolgt, welches Dokument oder welche Information entsteht und in welchem System gearbeitet wird. Tragt die Schritte in die Bahn der jeweiligen Rolle ein, sodass die Übergaben zwischen den Abteilungen sichtbar werden. Nehmt bewusst den tatsächlichen Ablauf auf, nicht den vorgeschriebenen. Eine strukturierte Vorlage für die Makigami-Methode erleichtert diese Aufnahme.

Schritt

Zeiten und Medienbrüche ergänzen

Notiert zu jedem Schritt die Bearbeitungszeit und die Wartezeit davor. Markiert jeden Medienbruch, etwa wenn ein Dokument gedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt wird oder Daten von einem System in ein anderes abgetippt werden. Genau diese Brüche und Liegezeiten sind die typischen Verlustquellen im Büro. Der Vergleich der Summe aller Bearbeitungszeiten mit der gesamten Durchlaufzeit zeigt oft ein großes Missverhältnis.

Schritt

Verschwendung markieren

Kennzeichnet auf der Bahn die Stellen mit Verschwendung: lange Liegezeiten, Rückfragen, doppelte Erfassung, mehrfache Freigaben oder unklare Zuständigkeiten. Nutzt einheitliche Symbole oder Farben, damit die Muster auf einen Blick erkennbar werden. Fragt bei jedem markierten Punkt, welchen Wert er für den Kunden des Prozesses schafft. Was keinen Wert schafft, ist ein Kandidat für die Verbesserung.

Schritt

Soll-Ablauf entwickeln

Entwerft gemeinsam einen realistischen Zielzustand. Reduziert Medienbrüche durch durchgängige digitale Bearbeitung, fasst Freigaben zusammen, standardisiert die Eingaben und lasst Schritte, wo möglich, parallel laufen. Priorisiert die Maßnahmen nach Wirkung und Aufwand, statt alles auf einmal zu ändern. Der Soll-Ablauf ist kein Wunschbild, sondern die nächste umsetzbare Stufe.

Schritt

Umsetzen und Wirkung prüfen

Legt für die wichtigsten Maßnahmen Verantwortliche, Termine und Zielwerte fest. Testet Änderungen zuerst in einem begrenzten Bereich, bevor ihr sie ausrollt. Messt nach der Umsetzung erneut Durchlaufzeit, Zahl der Medienbrüche und Rückfragen und vergleicht sie mit dem Ausgangszustand. Wiederholt den Blick auf den Prozess in Abständen, denn Abläufe verändern sich mit der Zeit.

Methode direkt anwenden

Bring die Methode ins FlowBoard: Prozess visualisieren, Kennzahlen definieren, Engpässe im Team sichtbar machen.

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