Process Mapping

Kategorie

Prozessoptimierung

Kompetenzstufe

Anfänger

Process Mapping stellt einen Geschäftsprozess grafisch dar und schafft einen klaren Überblick über Schritte, Übergaben und Abhängigkeiten. Anders als ein grober Rahmen bildet es den tatsächlichen Ablauf mit seinen Verzweigungen und Ausnahmen ab. So entsteht eine gemeinsame Grundlage, um einen Prozess zu verstehen und gezielt zu verbessern.

Es ist eine der zentralen Lean-Methoden der Prozessoptimierung. Die zugrunde liegende Disziplin beschreibt der Wikipedia-Artikel zur Geschäftsprozessmodellierung.

Rahmenbedingungen & Vorbereitung für Process Mapping

Voraussetzungen

Ein klar abgegrenzter Prozess mit Start und Ende
Beteiligte, die den realen Ablauf kennen
Ein Visualisierungswerkzeug oder Whiteboard
Grundlegende Daten zu Schritten, Übergaben und Ausnahmen
Klarheit über die gewünschte Detailtiefe

Vorbereitung

Binde die relevanten Personen ein und schaffe ein gemeinsames Verständnis des zu betrachtenden Prozesses, damit alle über denselben Ablauf sprechen. Lege fest, wie fein die Darstellung werden soll, denn zu viel Detail macht sie unlesbar, zu wenig lässt Probleme verborgen. Sammle vorhandene Angaben zu Schritten, Übergaben und Ausnahmen. Für einen groben Einstieg eignet sich vorab ein SIPOC-Diagramm, für die Rollensicht ein Swimlane-Diagramm.

Wofür ist Process Mapping besonders geeignet?

Process Mapping eignet sich, wenn ein Prozess verstanden und verbessert werden soll. Es macht Engpässe, unnötige Schleifen und ineffiziente Übergaben sichtbar und schafft eine gemeinsame Grundlage für Entscheidungen. Weil der reale Ablauf dargestellt wird, fallen Abweichungen zwischen Vorschrift und Praxis auf, die im Alltag niemand benennt. Als Grundlage für Verbesserungen ist es fast immer der erste Schritt, bevor du einzelne Stellen mit weiteren Methoden vertiefst.

Ein Praxisbeispiel dazu findet sich im Anwendungsfall Fremdbearbeitung.

Häufige Fragen zu Process Mapping

Was ist Process Mapping?

Die grafische Darstellung eines Geschäftsprozesses mit seinen Schritten, Übergaben und Abhängigkeiten, um ihn zu verstehen und zu verbessern.

Welche Werkzeuge werden genutzt?

Flussdiagramme, Swimlane-Diagramme und andere Visualisierungstechniken, je nach Detailtiefe und Zweck.

Welche Vorteile bietet es?

Es macht Engpässe und Ineffizienzen sichtbar und schafft ein gemeinsames Prozessverständnis im Team.

Wie gehst du vor?

Du grenzt den Prozess ab, nimmst den realen Ablauf mit den Beteiligten auf und leitest daraus Verbesserungen ab.

Wie detailliert sollte die Darstellung sein?

So detailliert, wie es die Fragestellung verlangt. Für Verbesserungen reicht oft die mittlere Ebene, für die technische Umsetzung wechselst du zu einer standardisierten Notation.

So erstellst du eine Prozessdarstellung

Schritt

Prozess abgrenzen und Beteiligte einbeziehen

Lege fest, welchen Prozess du darstellst und wo er beginnt und endet. Bringe die Personen zusammen, die den Ablauf wirklich kennen und ausführen. Kläre gemeinsam den Zweck der Darstellung, etwa Analyse, Schulung oder Standardisierung. Ein klarer Rahmen und die richtigen Beteiligten sind die Grundlage für ein aussagekräftiges Ergebnis.

Schritt

Ablauf und Daten sammeln

Erfasse Schritte, Übergaben, Entscheidungen und Ausnahmen des realen Ablaufs. Halte fest, wer was tut und welche Informationen oder Dokumente dabei entstehen. Frage gezielt nach Sonderfällen, denn dort verstecken sich oft Probleme. Nimm den tatsächlichen Ablauf auf, nicht den vorgeschriebenen.

Schritt

Prozessdiagramm erstellen

Bringe die Schritte in die richtige Reihenfolge und stelle Verzweigungen und Übergaben klar dar. Halte den Hauptpfad einfach und hänge Ausnahmen sichtbar an. Achte auf eine einheitliche Notation, damit das Diagramm auch für Außenstehende lesbar ist. Ein klares Diagramm erleichtert jede weitere Analyse.

Schritt

Diagramm prüfen und validieren

Gleiche das Diagramm mit den Beteiligten ab und korrigiere Lücken oder falsche Annahmen. Prüfe, ob der dargestellte Ablauf dem realen entspricht. Ein gemeinsam geprüftes Diagramm trägt ein geteiltes Verständnis. Erst danach ist es eine belastbare Grundlage für Entscheidungen.

Schritt

Engpässe und Schwachstellen analysieren

Suche im Diagramm nach Schleifen, Wartezeiten, doppelten Prüfungen und ineffizienten Übergaben. Markiere die Stellen, an denen häufig Fehler oder Verzögerungen auftreten. Frage bei jedem Schritt, welchen Wert er für den Kunden des Prozesses schafft. So trennst du wertschöpfende von verzichtbaren Schritten.

Schritt

Verbesserungen ableiten und umsetzen

Leite aus den Schwachstellen konkrete Maßnahmen ab und priorisiere sie nach Wirkung und Aufwand. Für ausführbare, standardisierte Modelle wechselst du anschließend zu BPMN 2.0. Prüfe nach der Umsetzung, ob sich der Ablauf tatsächlich verbessert hat. So wird aus der Darstellung eine echte Verbesserung.

Methode direkt anwenden

Bring die Methode ins FlowBoard: Prozess visualisieren, Kennzahlen definieren, Engpässe im Team sichtbar machen.

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