Welche Prozesse solltest du zuerst automatisieren?
Automatisiere nicht den lautesten, sondern den lohnendsten Prozess. Kriterien, mit denen du die richtigen zuerst angehst.
Auf den Punkt
Automatisiere zuerst einen Prozess, der häufig läuft, spürbaren manuellen Aufwand verursacht und nach stabilen Regeln arbeitet. Eingaben, Ergebnis, Verantwortung und Ausnahmen müssen bekannt sein. Starte nicht mit dem größten oder kompliziertesten Prozess. Der bessere Pilot verbindet hohen Nutzen mit guter Umsetzbarkeit und begrenztem Risiko. Prüfe außerdem vorab, ob ein Schritt entfallen oder vereinfacht werden kann. Sonst automatisierst du Verschwendung.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein guter erster Kandidat ist häufig, regelbasiert, stabil, messbar und arbeitet mit ausreichend verlässlichen Daten.
- Bewerte Nutzen und Umsetzbarkeit getrennt. Erst Prozesse mit hohen Werten in beiden Dimensionen gehören in den Pilot.
- Viele Ausnahmen, unklare Verantwortung, schlechte Daten oder hohe Risiken sind Stoppsignale.
- Optimiere vor der Automatisierung. Entferne unnötige Schritte und kläre den Sollprozess.
- Wähle die Technik erst nach dem Prozess: Workflow, API, RPA und KI lösen unterschiedliche Probleme.
Die Reisekostenprüfung nervt, der Monatsreport bindet jeden Freitag zwei Stunden und im Kundenservice werden täglich Anfragen von Hand verteilt. Alle drei Abläufe lassen sich grundsätzlich automatisieren. Trotzdem sind sie nicht automatisch gleich gute Startpunkte.
Die entscheidende Frage lautet nicht nur: „Was können wir automatisieren?“ Sie lautet: „Welcher Prozess liefert bei vertretbarem Aufwand einen messbaren Nutzen, ohne ein unbeherrschtes Risiko zu erzeugen?“ Dafür brauchst du weder eine perfekte Prozesslandschaft noch ein monatelanges Auswahlprojekt. Eine belastbare Vorauswahl gelingt mit einem kurzen Eignungscheck und einer einfachen Bewertungsmatrix.
Welche Prozesse solltest du zuerst automatisieren?
Beginne mit einem wiederkehrenden, standardisierten Prozess, dessen Regeln und Ausnahmen weitgehend bekannt sind. Er sollte genug Volumen oder Arbeitsaufwand haben, damit sich die Veränderung lohnt. Gleichzeitig müssen Daten, Systeme und Zuständigkeiten so stabil sein, dass ein kleiner Pilot möglich ist.
Typische erste Kandidaten sind zum Beispiel:
- regelmäßige Berichte aus strukturierten Datenquellen,
- standardisierte Freigabe- und Erinnerungsabläufe,
- Übertragung geprüfter Daten zwischen zwei stabilen Systemen,
- formale Vollständigkeitsprüfungen mit eindeutigen Kriterien,
- wiederkehrende Anlage oder Aktualisierung von Datensätzen.
Die Liste ist keine Garantie. Eine Rechnungsprüfung kann in einem Unternehmen klar geregelt und in einem anderen voller Sonderfälle sein. Deshalb bewertest du nicht den Prozessnamen, sondern den tatsächlichen Ablauf.
Was musst du vor der Bewertung ausschließen?
Bevor du Punkte vergibst, prüfe fünf Stopfragen. Schon ein unklares „Nein“ kann bedeuten, dass zuerst Prozessarbeit nötig ist.
- Ist der Schritt überhaupt nötig? Entferne doppelte Erfassung, überholte Freigaben und Berichte ohne Empfänger, bevor du sie automatisierst.
- Gibt es einen klaren Prozessverantwortlichen? Jemand muss Regeln, Ausnahmen und Änderungen entscheiden können.
- Ist der Ablauf ausreichend stabil? Wenn der Sollprozess gerade neu gestaltet wird, würde die Automatisierung fortlaufend angepasst.
- Sind Eingaben und Ergebnisse definiert? Unvollständige Daten werden durch eine schnellere Verarbeitung nicht besser.
- Ist das Risiko beherrschbar? Rechtliche, finanzielle, sicherheitsrelevante oder personenbezogene Entscheidungen brauchen eine gesonderte Prüfung und häufig menschliche Kontrolle.
Das Bundesverwaltungsamt verbindet Prozessmanagement ausdrücklich mit der Identifikation, Dokumentation und Behandlung von Prozessrisiken. Das ist für die Auswahl wichtig: Hoher Schaden bei einem Fehler kann den erwarteten Zeitgewinn deutlich überwiegen.
4 Risikostufen
unterscheidet der risikobasierte Ansatz des EU AI Act: inakzeptables, hohes, begrenztes sowie minimales oder kein Risiko. Bei Hochrisiko-KI nennt die Europäische Kommission unter anderem Risikomanagement, Datenqualität, Protokollierung, Dokumentation und menschliche Aufsicht als Anforderungen. Wenn KI eine Automatisierung unterstützt, darf die Technologieauswahl deshalb nicht vor der Risikoprüfung stehen. Europäische Kommission, laufend aktualisiert
Wie bewertest du das Automatisierungspotenzial?
Bewerte jeden Kandidaten in zwei getrennten Blöcken: Nutzen und Umsetzbarkeit. Vergib pro Kriterium 0 bis 3 Punkte. Die Skala ist ein praktisches Arbeitsmodell, keine allgemeingültige Norm. Wichtig ist, dass alle Kandidaten nach denselben Definitionen bewertet werden.
| Kriterium | 0 Punkte | 3 Punkte |
|---|---|---|
| Häufigkeit und Volumen | selten oder wenige Fälle | täglich oder sehr viele Fälle |
| Manueller Aufwand | kaum Zeitbedarf | hoher, wiederkehrender Zeitbedarf |
| Qualitätsproblem | kaum Fehler oder Nacharbeit | häufige, klar beschreibbare Fehler |
| Wirkung auf Kunden und Geschäft | geringe Folgewirkung | relevante Zeit-, Service- oder Kostenauswirkung |
| Regelklarheit | überwiegend Einzelfallentscheidungen | eindeutige Regeln und Entscheidungswege |
| Prozessstabilität | Ablauf ändert sich häufig | über längere Zeit stabil |
| Daten und Systemzugang | unstrukturiert, lückenhaft oder schwer erreichbar | strukturiert, verlässlich und zugänglich |
| Ausnahmen und Risiko | viele kritische Ausnahmen | wenige, beherrschbare Ausnahmen |
Die ersten vier Kriterien ergeben einen Nutzwert von höchstens 12 Punkten, die letzten vier einen Umsetzbarkeitswert von ebenfalls höchstens 12 Punkten. Für eine erste Shortlist kannst du Kandidaten priorisieren, die in beiden Blöcken mindestens 8 Punkte erreichen. Passe den Schwellenwert an deine Situation an und dokumentiere Annahmen. Der Wert ersetzt keinen Business Case.
Für den Business Case kannst du den jährlichen Zeitnutzen zunächst vereinfacht schätzen: Fallzahl pro Jahr × eingesparte Minuten pro Fall × interner Kostensatz. Ergänze vermeidbare Fehlerkosten und ziehe Einführung, Lizenzen, Betrieb, Kontrollen sowie erwartete Änderungen ab. Rechne mit einer Bandbreite statt mit einer scheinbar exakten Zahl. Im Pilot ersetzt du Annahmen schrittweise durch gemessene Werte.
Das Bundesverwaltungsamt nutzt in seinem Attributkatalog für das Prozessmanagement beschreibende Prozessmerkmale, um relevante Prozesse etwa für eine Optimierung auswählen und priorisieren zu können. Genau diese Vergleichbarkeit brauchst du auch für ein Automatisierungsportfolio: keine Entscheidung allein nach Lautstärke oder Bauchgefühl.
Wie liest du das Ergebnis?
| Nutzen | Umsetzbarkeit | Entscheidung |
|---|---|---|
| hoch | hoch | geeigneter Pilot; Nutzen und Risiken konkret validieren |
| hoch | niedrig | zuerst Daten, Regeln, Schnittstellen oder Prozessdesign verbessern |
| niedrig | hoch | nur umsetzen, wenn Lernwert oder strategischer Nutzen überzeugt |
| niedrig | niedrig | nicht priorisieren |
So vermeidest du zwei typische Fehlentscheidungen. Ein technisch einfacher Prozess ist nicht automatisch wirtschaftlich sinnvoll. Ein großer Schmerzpunkt ist umgekehrt kein guter Pilot, wenn Regeln, Daten und Verantwortung noch ungeklärt sind.
Wie sieht die Auswahl an einem Beispiel aus?
Ein mittelständisches Unternehmen vergleicht drei Kandidaten. Die Werte sind modellhaft und dienen nur dazu, die Methode zu zeigen.
| Prozesskandidat | Nutzen, max. 12 | Umsetzbarkeit, max. 12 | Folgerung |
|---|---|---|---|
| Wöchentlichen KPI-Bericht erstellen | 9 | 10 | als ersten Pilot prüfen |
| Komplexe Verträge fachlich bewerten | 10 | 3 | nicht vollautomatisieren; Regeln und Kontrollbedarf klären |
| Seltene Adresskorrektur im Altsystem | 3 | 9 | einfach, aber zu wenig Nutzen |
Vorher: Der Bericht entsteht per Copy-and-paste
Jeden Freitag exportiert eine Mitarbeiterin Zahlen aus zwei Systemen, überträgt sie in eine Vorlage und prüft Summen. Danach verschickt sie den Bericht per E-Mail. Der Ablauf dauert regelmäßig, folgt festen Regeln und nutzt strukturierte Daten. Abweichungen werden schon heute anhand definierter Grenzwerte markiert.
Nachher: Automatisierte Vorbereitung mit kontrollierter Freigabe
Im Pilot werden die Daten automatisch abgerufen, nach den bisherigen Regeln berechnet und in der vorhandenen Berichtsvorlage bereitgestellt. Die zuständige Mitarbeiterin prüft Abweichungen und gibt den Bericht frei. Gemessen werden Vorbereitungszeit, Korrekturen und pünktliche Bereitstellung. Erst wenn Datenqualität und Fehlerbehandlung im Pilot funktionieren, wird der Versand einbezogen.
Der komplexe Vertragsprozess hat zwar einen höheren potenziellen Nutzen. Er enthält jedoch uneinheitliche Dokumente, fachliche Abwägungen und rechtliche Folgen. Eine Assistenz für Suche oder Zusammenfassung könnte später sinnvoll sein. Für die erste Ende-zu-Ende-Automatisierung ist der Prozess ungeeignet.
Aus der Praxis
Der beste erste Prozess ist selten der spektakulärste. Ein überschaubarer Pilot liefert eine Baseline, echte Ausnahmefälle und Erfahrungen mit Betrieb und Verantwortung. Wähle trotzdem keinen belanglosen Demo-Prozess. Der Nutzen muss groß genug sein, damit Fachbereich und IT die Lösung nach dem Test weiter pflegen wollen.
Welche Prozesse solltest du nicht zuerst automatisieren?
- Unklare Prozesse: Teams arbeiten nach unterschiedlichen Regeln und können den Sollablauf noch nicht beschreiben.
- Prozesse im Umbau: Systemwechsel, neue Produkte oder regulatorische Änderungen verändern den Ablauf kurzfristig.
- Seltene Einzelfälle: Der Bau und Betrieb einer Lösung übersteigt den wiederkehrenden Aufwand.
- Prozesse mit schlechten Daten: Pflichtangaben fehlen, Begriffe sind widersprüchlich oder es gibt keine verlässliche Quelle.
- Entscheidungen mit hoher Tragweite: Automatisierte Empfehlungen können Rechte, Sicherheit, Beschäftigung oder große finanzielle Werte betreffen.
- Prozesse ohne Eigentümer: Niemand entscheidet über Regeln, Ausnahmen, Kennzahlen und spätere Änderungen.
„Nicht zuerst“ bedeutet nicht „niemals“. Meist zeigt die Bewertung, welche Voraussetzung fehlt. Der nächste Schritt kann dann eine saubere Prozessanalyse, die Beseitigung eines Medienbruchs oder die Klärung von Verantwortlichkeiten sein.
Musst du einen Prozess vor der Automatisierung optimieren?
Ja, zumindest so weit, dass Zweck, Sollablauf und Ausnahmen nachvollziehbar sind. Du musst nicht monatelang den perfekten Prozess entwerfen. Aber unnötige Prüfungen, doppelte Eingaben und widersprüchliche Varianten sollten nicht in Software gegossen werden.
Gehe in dieser Reihenfolge vor:
- Ziel, Start und Ende des Prozesses festlegen.
- Ist-Ablauf mit realen Fällen sichtbar machen.
- Wartezeit, Fehler, Aufwand und Ausnahmen messen.
- Unnötige Schritte entfernen und Regeln vereinheitlichen.
- Sollprozess und Kontrollpunkte festlegen.
- Automatisierung im begrenzten Umfang testen.
- Wirkung gegen die Baseline prüfen.
Die passenden Methoden dazu findest du in den Beiträgen über Lean-Methoden zur Prozessoptimierung und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Welche Technologie passt zu welchem Prozess?
Die Auswahl des Prozesses kommt vor der Auswahl des Werkzeugs. „Wir haben eine RPA-Lizenz“ ist kein Auswahlkriterium für einen geeigneten Prozess.
| Ansatz | Passt besonders, wenn | Achte auf |
|---|---|---|
| Workflow | Aufgaben, Fristen und Freigaben koordiniert werden | klare Rollen und Eskalationsregeln |
| API oder Integration | strukturierte Daten zwischen stabilen Systemen fließen | Datenmodell, Fehlerbehandlung und Zuständigkeit |
| RPA | regelbasierte Schritte über Benutzeroberflächen laufen und eine Schnittstelle fehlt | Änderungen an Masken, Ausnahmefälle und Betrieb |
| KI-Unterstützung | Sprache, Dokumente oder variable Muster verarbeitet werden | Datenqualität, Prüfbarkeit, Risiko und menschliche Aufsicht |
Die Plattform Industrie 4.0 weist in ihrer Publikation KI in der Industrie 4.0 darauf hin, dass für einfache Automatisierung klassische Programmierung und menschliches Expertenwissen ausreichen können. KI ist also nicht automatisch die bessere Wahl. Für oberflächenbasierte, regelgebundene Abläufe erklärt die RPA Prozessautomatisierung die Grenzen und Voraussetzungen genauer.
Wie hilft Share2Flow bei der Priorisierung?
In einem Share2Flow-FlowBoard kannst du den Ist-Prozess, Rollen, Übergaben und eigene Kennzahlen gemeinsam sichtbar machen. Dadurch lassen sich Kandidaten nach denselben Kriterien besprechen und Engpässe im Ablauf einordnen. Share2Flow wählt den Automatisierungskandidaten nicht automatisch aus. Die Entscheidung bleibt beim Team, das Nutzen, Risiko und Umsetzbarkeit bewertet.
Für die Auswahl genügen zunächst wenige belastbare Werte: Fallzahl, manuelle Bearbeitungszeit, Fehler- oder Rückläuferquote, Zahl der Ausnahmen und betroffene Systeme. Nach dem Pilot ergänzt du die tatsächlich erreichte Zeitersparnis, Qualitätswirkung und den Betriebsaufwand. So wird aus einer einmaligen Ideenliste ein nachvollziehbares Portfolio.
Wie bleibt die Entscheidung für Menschen und Systeme nachvollziehbar?
Dokumentiere pro Kandidat Prozessgrenze, verantwortliche Person, Bewertungsdatum, Belege für die Punktwerte und die nächste Entscheidung. Verwende dieselben Begriffe und Skalen für alle Prozesse. Das hilft nicht nur im Workshop. Auch interne Suche und KI-Assistenten können eine Auswahl besser erklären, wenn Kriterien, Datenquellen und Versionen eindeutig benannt sind. Die Entscheidung selbst bleibt fachlich verantwortet und wird neu geprüft, sobald sich Regeln, Systeme oder Risiken ändern.
Du möchtest Prozesskandidaten, Engpässe und Kennzahlen gemeinsam sichtbar machen und auf einer belastbaren Grundlage priorisieren?
FlowBoard testenWas ist der beste nächste Schritt?
Sammle drei bis fünf konkrete Kandidaten aus dem Arbeitsalltag. Prüfe zuerst die Stopfragen und bewerte danach Nutzen sowie Umsetzbarkeit mit derselben Skala. Für den Favoriten formulierst du eine Hypothese: Welche manuelle Arbeit soll entfallen, welche Kennzahl soll sich verändern und welches Risiko darf nicht steigen?
Teste den Kandidaten mit einem begrenzten Falltyp, einer benannten verantwortlichen Person und einer klaren Rückfalllösung. Der erste erfolgreiche Pilot ist nicht der Prozess mit der meisten Technologie. Es ist der Prozess, bei dem du nachweisen kannst, dass der Ablauf einfacher, verlässlicher oder schneller geworden ist.
Belege & Vorgehen
- Attributkatalog für das Prozessmanagement — Bundesverwaltungsamt, ohne Datumsangabe. Prozessattribute als Grundlage für Auswahl und Priorisierung. Zuletzt geprüft: Juli 2026.
- Risikomanagement im Prozessmanagement — Bundesverwaltungsamt, ohne Datumsangabe. Einordnung von Identifikation, Dokumentation und Behandlung prozessbezogener Risiken. Zuletzt geprüft: Juli 2026.
- Robotic Process Automation in Versicherungsunternehmen — Fraunhofer IAO, 2022. Qualitative Studie zu Einsatzbereichen, Grenzen, Aufwand und Nutzeffekten von RPA. Zuletzt geprüft: Juli 2026.
- KI in der Industrie 4.0 — Plattform Industrie 4.0, 2022. Orientierung zur Abgrenzung klassischer Automatisierung und KI. Zuletzt geprüft: Juli 2026.
- KI-Gesetz: risikobasierter Ansatz — Europäische Kommission, laufend aktualisiert. Vier Risikostufen und Anforderungen an Hochrisiko-KI. Zuletzt geprüft: Juli 2026.
