Datenexport und Formate

Stand: 28.09.2026

Mit dem Datenexport lädst du deine Daten aus Share2Flow als ZIP-Datei herunter. Du findest ihn in der App unter Einstellungen › Datenexport, in jedem Plan. Diese Seite beschreibt, was in der Datei steht, damit du oder ein anderer Anbieter die Daten weiterverarbeiten könnt.

Zwei Exporte

Jede Person exportiert ihr eigenes Konto: Profil, Einstellungen und alle Boards, die ihr gehören.

Der Inhaber einer Organisation exportiert zusätzlich die Organisation: die Workspaces, wer auf welchen Workspace zugreifen darf, die Co-Admins, die Lizenzen und alle Boards in den Workspaces.

Herunterladen oder Link weitergeben

„Herunterladen“ startet den Download sofort. „Link erstellen“ erzeugt einen Download-Link, der 7 Tage gilt und ohne Anmeldung funktioniert. So kannst du die Datei direkt an einen neuen Anbieter geben. Jeder, der den Link kennt, kann die Datei laden. Gib ihn deshalb nur an Personen oder Anbieter weiter, die deine Daten bekommen sollen.

Der Link verfällt vorher, wenn du dein Konto löschst oder nicht mehr Inhaber der Organisation bist. Einen neuen Link kannst du jederzeit erstellen. Die Zahl der Downloads je Stunde ist begrenzt.

Format

• Die Datei ist ein ZIP-Archiv.
• Alle Daten stehen in JSON-Dateien mit der Zeichenkodierung UTF-8.
• Bilder liegen in dem Format bei, in dem wir sie gespeichert haben, meist WebP, ältere Dateien auch JPEG, PNG oder GIF.
• Zeitangaben stehen im Format ISO 8601 in UTC, Kennungen als UUID.
• Das Format heißt share2flow-export, die aktuelle Version ist 1. Ändern wir den Aufbau so, dass bestehende Programme ihn nicht mehr lesen können, erhöhen wir die Versionsnummer.

Aufbau der ZIP-Datei

manifest.json
account/profile.json                  nur im Konto-Export
organisation/organisation.json        nur im Export der Organisation
boards/001-<boardname>/board.json
boards/001-<boardname>/versions/<zeitpunkt>-<kennung>.json
boards/001-<boardname>/changes.json
boards/001-<boardname>/kpi-snapshots.json
boards/001-<boardname>/ai-analyses.json
boards/001-<boardname>/translations.json
boards/001-<boardname>/members.json
uploads/<ordner>/<datei>

Jedes Board hat einen eigenen Ordner, fortlaufend nummeriert, mit einer lesbaren Form des Board-Namens.

Dateien und Felder

Datei	Inhalt	Felder
manifest.json	Überblick über den Export	format, version, createdAt, scope (account oder org), organisation, encoding, boards (je Board id, title, folder), images (Zahl der Bilder), imagesMissing (Zahl der Bildverweise ohne Datei), notes
account/profile.json	dein Konto	user (Name, E-Mail-Adresse, Sprache, Profilbild, Anlage, letzte Anmeldung), billingDetails (Rechnungsdaten), preferences, notificationSettings, favoriteBoards, videoProgress, favoriteVideos, termsAcceptances (welcher AGB-Fassung du wann zugestimmt hast)
organisation/organisation.json	die Organisation	organisation (Name, Logo, Domains, Einstellungen zur Anmeldung mit Google), workspaces, workspaceAccess (Workspace, Person, Zugriff), coAdmins, licenses
board.json	das Board im aktuellen Stand	id, title, description, goal, startEvent, endEvent, workspaceId, createdAt, updatedAt, content
versions/*.json	gespeicherte Versionen und Archive des Boards	id, kind, name, note, createdBy, createdAt, content
changes.json	Änderungsverlauf	id, user_id, user_name, created_at, updated_at, action, section, target_id, summary
kpi-snapshots.json	Verläufe der Kennzahlen	snapshot_id, created_at, kpi_id, kpi_name, average, total, values, reverse_min_max, prefix, suffix
ai-analyses.json	gespeicherte KI-Ergebnisse	id, user_id, task_id, task_title, goal, mode, provider, model, result, created_at, status (je Vorschlag open, done oder dismissed)
translations.json	Übersetzungen des Boards	lang, data, updated_at
members.json	wer auf das Board zugreifen darf	userId, name, role, via (owner Eigentümer, direct direkt eingeladen, coadmin Co-Admin, license über eine Lizenz der Organisation)
uploads/…	hochgeladene Bilder, auch Profilbild und Firmenlogo	Dateien

Das Feld content enthält das Board so, wie Share2Flow es speichert: Rollen, Phasen, Prozessschritte, Verbindungen, Kennzahlen mit ihren Werten, Probleme, Ideen, Maßnahmen, Kommentare und den Dokumentenfluss. KI-Vorschläge, die ihr übernommen habt, tragen dort ihre Kennzeichnung (origin).

Bilder verweisen im JSON mit einer Adresse, die mit /uploads/ beginnt. Dieselbe Datei liegt in der ZIP-Datei unter uploads/, nur ohne den Schrägstrich am Anfang.

Was nicht im Export steht

• Passwort, Zwei-Faktor-Daten, Anmeldecodes und Zugangsschlüssel
• Anmeldungen, IP-Adressen und verbundene Geräte
• die Konfiguration der KI-Funktionen
• Systemprotokolle
• der Rückgängig-Verlauf einer Sitzung und die Anzeige, wer gerade im Board ist
• E-Mail-Adressen anderer Mitglieder
• Rechnungen; sie stehen in der App unter Abrechnung zum Download bereit

Verweist ein Board auf ein Bild, das nicht auf unserem Server liegt, etwa auf eine externe Adresse, oder wurde die Datei gelöscht, fehlt das Bild in der ZIP-Datei. Die Zahl steht im Manifest unter imagesMissing.

Anbieterwechsel

Wie Kündigung, Fristen und Löschung beim Wechsel zu einem anderen Anbieter ablaufen, steht auf der Seite Datenstandort und Anbieterwechsel. Fragen zum Export beantworten wir unter info@share4growth.com.