RACI-Matrix

Kategorie

Prozessvisualisierung

Kompetenzstufe

Anfänger

Eine RACI-Matrix ordnet Aufgaben oder Ergebnisse den beteiligten Rollen zu. Die vier Kürzel stehen für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Dadurch wird sichtbar, wer ausführt, wer die Ergebnisverantwortung trägt, wer beraten soll und wer Information benötigt.

Die Methode hilft bei neuen Prozessen, Projekten, Reorganisationen und unklaren Übergaben. Sie ergänzt eine Swimlane-Darstellung, wenn neben dem Ablauf auch Entscheidungs- und Beteiligungsrechte geklärt werden müssen. Wer den Prozess am Ende verantwortet, klärt der Beitrag Prozessverantwortlicher oder Prozessmanager.

Rahmenbedingungen & Vorbereitung für RACI-Matrix

Voraussetzungen

Ein klar abgegrenzter Prozess, ein Projekt oder ein Entscheidungsbereich
Eine Liste wichtiger Aufgaben, Entscheidungen oder Ergebnisse
Bekannte Rollen und Organisationseinheiten
Beteiligung der Personen, die Verantwortung übernehmen sollen
Eine Moderation für offene Zuständigkeitskonflikte

Vorbereitung

Erstelle eine Tabelle mit Aufgaben oder Ergebnissen in den Zeilen und Rollen in den Spalten. Verwende Rollen statt Personennamen, damit die Matrix bei Personalwechseln gültig bleibt. Kläre die Bedeutung der vier Kürzel vor dem Workshop gemeinsam.

Wofür ist die RACI-Matrix besonders geeignet?

Die RACI-Matrix hilft, wenn Zuständigkeiten in einem Prozess unklar oder überlappend sind. Sie trennt eindeutig zwischen Durchführung, Verantwortung, Beratung und Information und macht Überschneidungen wie Lücken sichtbar. Klar benannte Verantwortliche verkürzen Rückfragen und Entscheidungen. Ein Prozessmodell ergänzt sie um die Rollenlogik.

Weiterführende Quelle bei Wikipedia: RACI.

Ein Praxisbeispiel dazu findet sich im Anwendungsfall HR-Prozessmanagement.

Häufige Fragen zur RACI-Matrix

Was ist der Unterschied zwischen Responsible und Accountable?

Responsible führt die Arbeit aus. Accountable trägt die Ergebnisverantwortung und stellt sicher, dass die Aufgabe erledigt wird.

Darf eine Rolle gleichzeitig R und A sein?

Ja. Bei überschaubaren Aufgaben kann dieselbe Rolle ausführen und die Ergebnisverantwortung tragen.

Wie viele Accountable-Rollen darf eine Aufgabe haben?

Als klare Grundregel genau eine. Gibt es mehrere, sollte die Aufgabe geteilt oder die Entscheidungsverantwortung geklärt werden.

Muss jede Zelle ausgefüllt sein?

Nein. Leere Zellen sind sinnvoll, wenn eine Rolle an einer Aufgabe nicht beteiligt ist. Eine vollständig gefüllte Matrix wäre meist unnötig komplex.

Was tun bei zu vielen Consulted-Rollen?

Prüfe, wessen fachliche Rückmeldung wirklich vor der Entscheidung nötig ist. Andere Rollen können häufig als Informed nachgelagert informiert werden.

So erstellst du eine RACI-Matrix

Schritt

Umfang festlegen

Bestimme Beginn, Ende und Zweck der Matrix. Entscheide, ob du einen gesamten Prozess oder nur einen kritischen Abschnitt betrachtest. Nutze eine vorhandene Prozessdarstellung, um keine wesentlichen Aufgaben zu übersehen.

Schritt

Aufgaben und Ergebnisse auflisten

Formuliere die Zeilen auf einer einheitlichen Ebene. Mische keine groben Prozessphasen mit einzelnen Handgriffen. Nimm auch wichtige Entscheidungen, Freigaben und Übergaben auf.

Schritt

Rollen bestimmen

Führe nur Rollen auf, die im betrachteten Umfang tatsächlich beteiligt sind. Trenne Rollen, wenn ihre Verantwortung unterschiedlich ist und fasse sie zusammen, wenn keine sinnvolle Unterscheidung besteht. Ein Turtle-Diagramm hält Rollen und Ressourcen je Prozess kompakt fest.

Schritt

Accountable zuweisen

Ordne jeder Zeile genau eine Rolle mit A zu. Diese Rolle trägt die Ergebnisverantwortung und stellt sicher, dass die Aufgabe angemessen erledigt wird. Mehrere A erzeugen meist neue Unklarheit.

Schritt

Responsible zuweisen

Markiere mit R, wer die Aufgabe ausführt oder das Ergebnis erarbeitet. Eine Zeile braucht mindestens eine ausführende Rolle. Mehrere R sind möglich, sollten aber nur bei echter gemeinsamer Ausführung verwendet werden.

Schritt

Consulted und Informed gezielt ergänzen

Nutze C für Rollen, deren fachliche Rückmeldung vor einer Entscheidung benötigt wird. Nutze I für Rollen, die über Ergebnis oder Status informiert werden. Halte beide Gruppen klein, damit Abstimmung und Informationsfluss handhabbar bleiben.

Schritt

Matrix zeilen- und spaltenweise prüfen

Prüfe jede Zeile auf fehlendes R oder A und jede Spalte auf unrealistische Belastung, zu viele Freigaben oder eine reine Informationsrolle. Kläre Konflikte gemeinsam und dokumentiere Entscheidungen.

Schritt

Veröffentlichen und aktualisieren

Mache die gültige Matrix für alle Beteiligten zugänglich. Verknüpfe sie mit Prozessbeschreibung oder Projektunterlagen und lege fest, wann Änderungen von Ablauf oder Organisation eine Überarbeitung auslösen.

Methode direkt anwenden

Bring die Methode ins FlowBoard: Prozess visualisieren, Kennzahlen definieren, Engpässe im Team sichtbar machen.

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