Ausgangssituation
Ein produzierendes Unternehmen stand vor der Herausforderung, seine Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten.
Hohe Einkaufskosten, lange Durchlaufzeiten und wiederkehrende Lieferengpässe führten zu Verzögerungen in der Produktion und steigenden Gesamtkosten.
Die Einkaufsabteilung arbeitete mit mehreren Excel-Tabellen und individuellen Abläufen – es gab keine zentrale Übersicht über Lieferanten, Verträge oder Bestellstatus.
Dadurch war weder eine einheitliche Steuerung der Beschaffung noch eine transparente Bewertung von Lieferantenleistung möglich.
Das Management entschied sich, mit Share2Flow eine integrierte, browserbasierte Prozesslösung einzuführen, um Einkauf, Logistik und Qualitätssicherung in einem durchgängigen System zu verbinden.
Herausforderungen
1. Manuelle, unkoordinierte Prozesse
Bestellungen und Lieferantenfreigaben erfolgten über E-Mail oder Excel. Das führte zu Medienbrüchen, Doppelarbeiten und langen Reaktionszeiten.
2. Fehlende Transparenz im Lieferantenmanagement
Es gab keine zentrale Übersicht über Lieferantendaten, Performance, Risiken oder Vertragslaufzeiten. Probleme wurden erst erkannt, wenn Verzögerungen bereits eingetreten waren.
3. Mangelnde Datengrundlage für Verhandlungen
Da KPIs wie Liefertermintreue oder Qualitätsquote nicht systematisch erfasst wurden, fehlten objektive Kriterien zur Bewertung und Verhandlung mit Lieferanten.
4. Eingeschränkte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
Einkauf, Produktion und Qualitätssicherung arbeiteten in getrennten Systemen. Informationen gingen verloren oder wurden zu spät geteilt.
Ziele
Kostenreduktion und bessere Einkaufsbedingungen: Durch Prozessoptimierung und datenbasierte Lieferantenbewertung sollen Einkaufskosten um 10–15 % gesenkt werden.
Risikominimierung im Lieferantenmanagement: Frühzeitige Erkennung von Engpässen, Qualitätsproblemen oder Abhängigkeiten durch systematisches Monitoring und transparente Kommunikation.
Prozessharmonisierung und Standardisierung: Einheitliche Abläufe und Freigabeprozesse für alle Standorte, um Medienbrüche und manuelle Fehler zu vermeiden.
Erhöhung der Transparenz und Datenqualität: Alle Lieferanten-, Vertrags- und Bestelldaten sollen zentral erfasst, visualisiert und analysiert werden.
Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Produktion und Qualitätssicherung: Echtzeit-Kommunikation und Prozessverfolgung im gemeinsamen Flow Board, um Entscheidungen zu beschleunigen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren.
Lösung mit Share2Flow
Lösung mit Share2Flow
1. Ganzheitliche Prozessabbildung
Mit Share2Flow wurden alle Beschaffungsprozesse – von der Bedarfsmeldung bis zur Wareneingangskontrolle – transparent visualisiert.
Jeder Prozessschritt wurde einer Rolle (z. B. Einkauf, Produktion, QS) zugeordnet, inklusive automatisierter KPI-Berechnung für Durchlaufzeit, Freigabedauer und Lieferpünktlichkeit.
2. Lieferantenintegration und Risikomanagement
Lieferanten wurden über die Viewer-Funktion direkt in den Freigabeprozess eingebunden.
So konnten Dokumente, Prüfberichte und Statusmeldungen zentral erfasst werden – ohne externe Tools oder E-Mail-Schleifen.
Risiken wie Lieferverzögerungen oder Qualitätsmängel wurden über definierte Eskalationsstufen im Board sichtbar gemacht.
3. Datenbasierte Entscheidungsfindung
Share2Flow ermittelte automatisch Durchschnitts-, Minimal- und Maximalwerte pro Prozessschritt.
Abweichungen von Soll-KPIs (z. B. „Durchlaufzeit < 5 Tage“) wurden farblich markiert, sodass Verantwortliche sofort eingreifen konnten.
Exportfunktionen (CSV, PDF) ermöglichten die Weiterverarbeitung in ERP- oder Controlling-Systemen.
4. Kollaborative Prozessoptimierung
Mitarbeiter trugen laufend Ideen & Verbesserungen ein, etwa zur Lieferantenauswahl, Materialbündelung oder Vertragsstandardisierung.
Diese Verbesserungsvorschläge wurden im Team priorisiert und in Maßnahmen überführt – sichtbar für alle Beteiligten.
5. Kontinuierliche Verbesserung
Durch regelmäßige Reviews in Share2Flow konnte das Einkaufsteam Prozesskennzahlen vergleichen, Schwachstellen erkennen und Verbesserungen sofort umsetzen.
Der iterative Ansatz führte zu einem spürbaren Kulturwandel hin zu mehr Eigenverantwortung und Transparenz.
Ergebnisse
✅ –14 % geringere Beschaffungskosten durch bessere Verhandlungspositionen und standardisierte Abläufe.
✅ +25 % höhere Termintreue dank transparenter Lieferantenkommunikation und Eskalationsmanagement.
✅ –30 % weniger Freigabedauer bei Bestellungen durch klar definierte Verantwortlichkeiten.
✅ Zentralisierte Lieferantenbewertung mit objektiven Kennzahlen (z. B. Pünktlichkeit, Reklamationsquote).
✅ Bessere Zusammenarbeit zwischen Einkauf, QS und Logistik durch gemeinsame Plattform und Echtzeit-Kommentare.
Häufige Fragen
Wie werden die Beschaffungsdaten in Share2Flow erfasst und aktualisiert?
Welche Kriterien nutzt Share2Flow zur Lieferantenbewertung?
Wie identifiziert Share2Flow ineffiziente Beschaffungsprozesse?
Wie stärkt Share2Flow die Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten?
Wie wird sichergestellt, dass neue Tools und Prozesse akzeptiert werden?
Weitere Use Cases
Mach den Engpass in deinem Prozess sichtbar
Leg ein FlowBoard an, definiere eigene Kennzahlen und steuere Abweichungen im Team — so wie in diesem Use Case.
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