Visualisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses zur Reduzierung von Liegezeiten und Medienbrüchen
Ausgangssituation
Ein produzierendes Unternehmen mit SAP-System stand vor dem Problem, dass der Prozess von der Bestellung bis zur Zahlung – der sogenannte Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess – trotz moderner ERP-Landschaft ineffizient verlief.
Zwar waren die Kernschritte (Bestellung, Wareneingang, Rechnungserfassung) im SAP-System abgebildet, doch viele vorgelagerte und begleitende Abläufe liefen außerhalb davon:
Freigaben per E-Mail, Rückfragen zwischen Einkauf und Fachabteilung, manuelle Prüfungen in Excel oder Freitext-Kommunikation mit Lieferanten.
Die Folge: lange Liegezeiten in Freigabephasen, doppelte Prüfungen, fehlende Transparenz über Prozessstatus und erhebliche Verzögerungen bei der Rechnungsfreigabe.
Zudem konnten Prozessverantwortliche kaum nachvollziehen, wo genau der Workflow stockte oder welche Abteilung Engpässe verursachte.
Herausforderungen
1. Fragmentierte Prozesslandschaft trotz ERP-System
Nicht alle Prozessschritte laufen in SAP – Freigaben, Klärungen und Nachfragen erfolgen über E-Mail, Excel oder Telefon. Dadurch entstehen Medienbrüche und Informationsverluste.
2. Fehlende Transparenz über Prozessstatus und Verantwortlichkeiten
Weder Einkauf noch Buchhaltung wissen jederzeit, wo sich eine Bestellung oder Rechnung im Prozess befindet oder wer gerade „am Zug“ ist.
3. Doppelte Datenerfassung und manuelle Kontrollschleifen
Zwischen SAP, Excel und manuellen Prüflisten werden dieselben Informationen mehrfach gepflegt – eine Quelle für Verzögerungen und Fehler.
4. Hohe Liegezeiten bei Rechnungsfreigaben
Rechnungen bleiben oft tagelang unbearbeitet, weil Freigaben oder Rückfragen nicht zentral sichtbar sind.
5. Erschwerte Analyse von Prozessengpässen
Es fehlt eine prozessuale Übersicht, um Schwachstellen datenbasiert zu erkennen oder Optimierungen gezielt umzusetzen.
Ziele
End-to-End-Transparenz schaffen: Der gesamte P2P-Prozess – von der Bedarfserfassung bis zur Zahlung – soll in Share2Flow visuell abgebildet werden.
Liegezeiten in der Rechnungsfreigabe reduzieren: Durch klare Visualisierung der Prozessschritte, Verantwortlichkeiten und Freigabepunkte sollen Verzögerungen minimiert werden.
Medienbrüche und Doppelerfassungen vermeiden: Externe Freigabewege, Excel-Listen oder parallele Kommunikation sollen im Flow Board konsolidiert werden.
Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Buchhaltung und Fachabteilungen verbessern: Alle Beteiligten sollen in einem gemeinsamen digitalen Prozessraum zusammenarbeiten – auch ohne direkten SAP-Zugriff.
Prozesskennzahlen (KPIs) zur Steuerung nutzen: Durchlaufzeiten, Rückfragequoten oder Freigabedauern werden messbar und bilden die Basis für kontinuierliche Verbesserung.
Lösung mit Share2Flow
Lösung mit Share2Flow
Prozessvisualisierung über alle Systeme hinweg
Mit Share2Flow wurde der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess im Flow Board visualisiert – inklusive aller SAP-gebundenen und nicht-SAP-gebundenen Schritte.
So konnten auch manuelle, organisatorische und abteilungsübergreifende Abläufe abgebildet werden, die bisher in keinem System dokumentiert waren.
Rollenbasierte Darstellung & Verantwortlichkeiten
Jede Rolle – Einkauf, Fachbereich, Wareneingang, Buchhaltung – erhielt eine eigene Lane im Flow Board.
Dadurch wurde sofort sichtbar, wo sich Aufgaben verzögern, wer Freigaben erteilt oder wo Rückfragen entstehen.
„Probleme & Ideen“-Ebene für kontinuierliche Verbesserung
Prozessbeteiligte erfassen direkt im Board, wo Rückfragen entstehen, welche Freigaben zu lange dauern oder wo redundante Prüfungen stattfinden.
Diese werden im Team bewertet und priorisiert – so entsteht ein echter KVP innerhalb des P2P-Prozesses.
Echtzeit-KPIs zur Prozesssteuerung
In Share2Flow werden Kennzahlen wie durchschnittliche Rechnungsdurchlaufzeit, Anteil verspäteter Freigaben oder Anzahl offener Prüfungen automatisch berechnet und grafisch dargestellt.
Engpässe werden farblich markiert und können gezielt adressiert werden.
Nahtlose Ergänzung zu SAP, nicht Ersatz
Share2Flow dient nicht als Ersatzsystem, sondern als visuelle Brücke zwischen Menschen und ERP-Prozess.
Es integriert externe Beteiligte (z. B. Fachabteilungen oder Lieferanten), die keinen SAP-Zugang benötigen, und schafft so vollständige Prozesssichtbarkeit.
Ergebnisse
✅ Rechnungsfreigaben um 35 % schneller abgeschlossen, da Freigabewege und Abhängigkeiten klar visualisiert wurden.
✅ Liegezeiten pro Vorgang im Schnitt um 28 % reduziert – durch direkte Kommunikation und Eskalation im Flow Board.
✅ Fehlerquote in Rechnungsprüfungen um 20 % gesenkt, da doppelte Erfassungen eliminiert wurden.
✅ Deutlich verbesserte Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Buchhaltung und Fachbereichen – alle arbeiten in einem gemeinsamen Prozessraum.
✅ Erhöhte Transparenz für das Management durch Echtzeit-KPIs zu Bearbeitungsdauer, Rückfragen und Freigabestatus.
Häufige Fragen
Wie ergänzt Share2Flow bestehende ERP-Systeme wie SAP?
Wie werden die Prozessdaten in Share2Flow gepflegt?
Wie hilft Share2Flow, Medienbrüche zu vermeiden?
Wie werden Prozesskennzahlen für Management und Controlling bereitgestellt?
Wie sorgt Share2Flow für Akzeptanz bei den Mitarbeitenden?
Weitere Use Cases
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