Implementierung eines digitalen Logistikmanagements zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion
Ausgangssituation
Ein international tätiges Handelsunternehmen mit mehreren Distributionszentren kämpfte mit ineffizienten Logistikprozessen.
Die Folge: Lieferverzögerungen, hohe Lagerbestände und steigende Kosten entlang der Lieferkette.
Zwischen Einkauf, Lager, Transportdienstleistern und Vertrieb fehlte eine gemeinsame Datengrundlage.
Abläufe wurden dezentral koordiniert – oft über E-Mail und Excel –, was zu Doppelarbeiten, unklaren Verantwortlichkeiten und Engpässen führte.
Eine durchgängige Transparenz über Liefertermine, Transportstatus oder Bestandsbewegungen bestand nicht. Entscheidungen mussten „aus dem Bauch heraus“ getroffen werden – mit entsprechendem Risiko.
Herausforderungen
1. Fragmentierte Prozesse und fehlende Übersicht:
Die Logistikprozesse verliefen über mehrere Systeme und Kommunikationskanäle hinweg. Informationen gingen verloren oder waren veraltet, sobald sie weitergegeben wurden.
2. Mangelnde Transparenz in der Lieferkette:
Es fehlte eine durchgehende Sicht auf Wareneingänge, Lagerbestände, Transportstatus und Kundenlieferungen. Dadurch kam es zu Überbeständen in manchen Lagern und Lieferengpässen in anderen.
3. Hohe operative Kosten:
Ineffiziente Planung und fehlende Abstimmung zwischen den beteiligten Partnern führten zu Leerkilometern, ungenutzten Lagerkapazitäten und erhöhtem Personalaufwand.
4. Fehlende Kennzahlensteuerung:
Wichtige KPIs wie Liefertermintreue, Transportkosten pro Auftrag oder durchschnittliche Durchlaufzeit waren nicht zentral erfasst – Optimierungspotenziale blieben ungenutzt.
Ziele
Prozesstransparenz schaffen: Alle logistischen Abläufe von der Bestellung bis zur Auslieferung sollen in einem zentralen System sichtbar werden, um Entscheidungsgrundlagen zu verbessern.
Effizienzsteigerung und Kostenreduktion: Durch Visualisierung und Analyse der Abläufe sollen Engpässe und ineffiziente Prozessschritte erkannt und reduziert werden.
Bessere Zusammenarbeit zwischen Partnern: Logistikdienstleister, Lieferanten und interne Teams sollen gemeinsam auf dieselben Prozessdaten zugreifen und Aufgaben abgestimmt abwickeln können.
Messbare Steuerung durch KPIs: Einheitliche Kennzahlen sollen eine datenbasierte Steuerung der Lieferkette ermöglichen.
Lösung mit Share2Flow
Lösung mit Share2Flow
Zur Digitalisierung und Optimierung seiner Logistikprozesse setzte das Unternehmen auf Share2Flow – eine browserbasierte Plattform zur Prozessvisualisierung und -optimierung.
1. Zentrale Prozesslandkarte im Flow Board
Alle logistischen Kernprozesse – Wareneingang, Kommissionierung, Transportfreigabe, Versand und Retouren – wurden als Flow Boards modelliert.
Die beteiligten Rollen (z. B. Einkauf, Lager, Spediteur, Kunde) wurden in separaten Lanes abgebildet. So entstand ein visuelles Abbild der kompletten Lieferkette.
2. Nutzung der Ebenen für Verbesserung und Problemmanagement
In „Probleme & Schwierigkeiten“ wurden Engpässe dokumentiert (z. B. verspätete Speditionsfreigaben oder fehlerhafte Lieferscheine).
In „Ideen & Verbesserungen“ sammelten Teams Vorschläge zur Prozessbeschleunigung.
Über die „Unterstützungsstufe“ erfolgte die Eskalation bei kritischen Lieferverzögerungen oder Störungen.
3. KPI-Steuerung in Echtzeit
Prozessschritte wurden mit Kennzahlen wie Lieferzeit pro Auftrag, Transportkosten, Wartezeiten im Umschlag oder Liefertermintreue verknüpft.
Share2Flow berechnete automatisch Durchschnitts- und Maximalwerte, was sofort sichtbar machte, wo Lieferketten ins Stocken geraten.
4. Kollaboration mit internen und externen Partnern
Über Rollenrechte konnten auch externe Logistikpartner und Spediteure als „Viewer“ eingebunden werden.
So konnten sie Statusinformationen direkt im Prozess einsehen, ohne Zugriff auf interne Daten zu erhalten – ein entscheidender Schritt zur ganzheitlichen Prozessoptimierung.
5. Dokument- und Informationsfluss integriert
Wichtige Dokumente wie Frachtbriefe, Lieferscheine oder Zollunterlagen wurden im Dokumentflow hinterlegt. Medienbrüche und Suchzeiten entfielen.
6. Export und Integration
Die Daten aus Share2Flow wurden regelmäßig als CSV-Dateien exportiert und im ERP-System weiterverarbeitet, z. B. für Transportkostenanalysen.
Ergebnisse
✅ –22 % kürzere Lieferdurchlaufzeiten durch klare Prozessverantwortlichkeiten und Eskalationsmechanismen.
✅ –17 % geringere Logistikkosten durch verbesserte Routenplanung und schnellere Abstimmung.
✅ +35 % höhere Liefertermintreue dank Echtzeit-Transparenz und KPI-Steuerung.
✅ Effizientere Zusammenarbeit zwischen Spediteuren, Lagern und Einkauf – alle Beteiligten arbeiten im selben digitalen Prozessabbild.
✅ Volle Nachvollziehbarkeit – jede Abweichung ist dokumentiert und kann rückwirkend analysiert werden.
Häufige Fragen
Wie werden Logistikdaten in Share2Flow erfasst und aktualisiert?
Welche Kriterien verwendet Share2Flow zur Priorisierung von Optimierungsmaßnahmen in der Lieferkette?
Wie identifiziert und behebt Share2Flow Engpässe und Unsicherheiten in der Lieferkette?
Wie werden alle beteiligten Parteien und Dienstleister in den Optimierungsprozess eingebunden?
Wie wird die Implementierung von Share2Flow überwacht und der Erfolg sichergestellt?
Ist Share2Flow für Unternehmen jeder Größe geeignet?
Welche Schulungen oder Unterstützungen bietet Share2Flow für neue Benutzer?
Weitere Use Cases
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Leg ein FlowBoard an, definiere eigene Kennzahlen und steuere Abweichungen im Team — so wie in diesem Use Case.
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