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Logistik 17. August 2025

Steuerung internationaler Lieferketten durch Echtzeit-Kollaboration mit Partnern und Spediteuren

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Ausgangssituation

Ein international tätiges Handelsunternehmen stand vor der Herausforderung, seine weltweiten Lieferketten effizient zu steuern.
Trotz moderner ERP- und Transportmanagementsysteme fehlte eine zentrale Plattform, auf der interne Teams, Spediteure und Lieferanten gemeinsam an Prozessen arbeiten konnten.

Lieferverzögerungen, Kommunikationsbrüche und unklare Verantwortlichkeiten führten zu hohen Kosten, verzögerten Auslieferungen und Kundenunzufriedenheit.
Die Abhängigkeit von E-Mail-Kommunikation und Excel-Listen erschwerte eine transparente Nachverfolgung von Lieferstatus, Verantwortlichkeiten und Eskalationen.

Herausforderungen

Mangelnde Transparenz in der Lieferkette
Informationen zu Transportstatus, Verzögerungen oder Zollfreigaben waren auf verschiedene Systeme verteilt.
Dadurch fehlte ein durchgängiger Überblick über die gesamte Lieferkette.

Fehlende Zusammenarbeit mit externen Partnern
Spediteure, Lieferanten und interne Logistikteams arbeiteten in isolierten Systemen, wodurch Rückfragen häufig zu Verzögerungen führten.

Hoher Abstimmungsaufwand bei Störungen
Verspätungen, fehlende Dokumente oder unklare Zuständigkeiten mussten manuell geklärt werden – häufig über E-Mail-Ketten mit zahlreichen Beteiligten.

Keine einheitliche KPI-Struktur
Kennzahlen wie Liefertermintreue, Transportzeiten oder Abweichungsquoten wurden nicht zentral erfasst und konnten daher nicht aktiv gesteuert werden.

Ziele

1

Transparente Steuerung der Lieferkette: Alle Beteiligten – intern wie extern – sollen Zugriff auf dieselben, aktuellen Prozessinformationen erhalten.

2

Reduzierung von Abstimmungsaufwand und Kommunikationsbrüchen: Spediteure, Lieferanten und Logistikteams sollen in einem zentralen System zusammenarbeiten, um Informationen in Echtzeit auszutauschen.

3

Frühzeitige Erkennung von Verzögerungen und Engpässen: Durch die Verknüpfung von Prozessdaten und KPIs sollen potenzielle Probleme sofort sichtbar werden.

4

Standardisierte Abläufe für internationale Partner: Prozesse sollen einheitlich dokumentiert und gesteuert werden, unabhängig von Land, Sprache oder Partnerstruktur.

Lösung mit Share2Flow

Lösung mit Share2Flow

1. Zentrale Prozessvisualisierung über Flow Boards
Alle Transport- und Lieferprozesse – von der Bestellung über den Versand bis zur Ankunft beim Kunden – wurden in Share2Flow als Flow Board dargestellt.
Jede Rolle (z. B. Lieferant, Spediteur, Zoll, Lager, Kunde) erhielt eigene Prozessschritte, sodass Verantwortlichkeiten und Übergaben klar sichtbar waren.

2. Echtzeit-Kollaboration mit externen Partnern
Externe Spediteure und Lieferanten wurden als Viewer oder Editor eingebunden.
So konnten sie Statusänderungen, Dokumente (z. B. Frachtpapiere) und Kommentare direkt im Prozess aktualisieren, ohne zusätzliche E-Mails.

3. Integration von KPI-Tracking für Lieferperformance
Kennzahlen wie Lieferzeit, Pünktlichkeitsquote oder Transportkosten pro Einheit wurden im Flow Board automatisch berechnet.
Abweichungen von Zielwerten wurden visuell hervorgehoben und bei Bedarf automatisch eskaliert.

4. Eskalations- und Unterstützungsstufen bei Störungen
In der Flow-Lane „Unterstützungsstufen“ wurden Engpässe und Probleme wie verspätete Container oder Zollverzögerungen transparent dokumentiert.
Das erleichterte schnelle Entscheidungen und priorisierte Maßnahmen.

5. Dokumentenfluss und Nachverfolgbarkeit
Alle transportrelevanten Dokumente wurden zentral hinterlegt und mit den jeweiligen Prozessschritten verknüpft.
Damit waren alle Nachweise jederzeit revisionssicher abrufbar – auch für externe Partner.

Ergebnisse

✅ Transparenz entlang der gesamten Lieferkette
Alle Beteiligten – vom Hersteller bis zum Endkunden – arbeiteten auf Basis derselben Daten und Prozessinformationen.

✅ Deutliche Reduzierung von Kommunikationsaufwand
E-Mail-Verkehr und Rückfragen wurden um rund 40 % reduziert, da Status, Zuständigkeiten und Dokumente jederzeit im System abrufbar waren.

✅ Schnellere Reaktion bei Lieferproblemen
Durch automatische Eskalationen konnten Verzögerungen frühzeitig erkannt und behoben werden – bevor sie zu Produktionsausfällen führten.

✅ Verbesserte Liefertermintreue und Kundenzufriedenheit
Pünktlichkeitsraten stiegen um bis zu 15 % und Kunden erhielten verlässliche Informationen über Lieferstatus und Ankunftszeiten.

✅ Nachhaltige Prozessharmonisierung
Einheitliche Abläufe für internationale Partner schufen eine stabile Basis für weiteres Wachstum und Digitalisierung in der Supply Chain.

Häufige Fragen

Wie werden externe Partner und Spediteure in Share2Flow eingebunden?
Externe Partner erhalten über rollenbasierte Berechtigungen Zugriff auf die relevanten Prozessschritte. Sie können den Status aktualisieren, Dokumente hochladen und Kommentare hinterlassen – ohne zusätzliche Softwareinstallation. Viewer-Rollen ermöglichen dabei eine sichere, lesende Teilnahme für Kunden oder Führungskräfte, während Spediteure aktiv an Prozessen mitwirken können.
Wie sorgt Share2Flow für Datensicherheit und Zugriffskontrolle?
Alle Daten werden DSGVO-konform auf deutschen Servern (Hetzner) gespeichert. Über die integrierte Rechteverwaltung wird exakt gesteuert, welche Informationen externe Partner sehen dürfen. Sensible Daten, wie Einkaufspreise oder Vertragsdetails, bleiben intern und werden verschlüsselt verarbeitet.
Wie werden KPI-Daten und Lieferkennzahlen erfasst?
Kennzahlen werden automatisch aus Prozessschritten berechnet oder manuell hinterlegt. Share2Flow aggregiert diese Werte und stellt sie in Echtzeit dar – etwa für Lieferzeit, Abweichungsquote oder Transportkosten pro Einheit. Durch Durchschnitts-, Maximal- und Minimalwerte lassen sich Trends und Optimierungspotenziale einfach erkennen.
Wie hilft Share2Flow bei Störungen oder Lieferverzögerungen?
Im Flow Board werden Abweichungen farblich markiert und automatisch den zuständigen Rollen zugewiesen. Über die „Unterstützungsstufen“-Lane werden Eskalationen nachvollziehbar dokumentiert und Maßnahmen können direkt initiiert werden – ohne zusätzliche Meetings oder Mails.
Kann Share2Flow mit bestehenden ERP- oder Logistiksystemen genutzt werden?
Ja. Prozesse können manuell aus bestehenden Systemen übernommen oder per Datenexport synchronisiert werden (z. B. als CSV). So wird Share2Flow zu einem verbindenden Visualisierungs- und Steuerungswerkzeug, das bestehende Systeme ergänzt, ohne sie zu ersetzen.
Ist Share2Flow für Unternehmen jeder Größe geeignet?
Ja. Dank des modularen Aufbaus kann Share2Flow sowohl in kleinen Teams als auch in internationalen Konzernstrukturen eingesetzt werden. Die Software ist skalierbar – Prozesse können von wenigen Schritten bis hin zu komplexen, globalen Lieferketten abgebildet werden.
Welche Schulungen oder Unterstützungen bietet Share2Flow für neue Benutzer?
Share2Flow stellt Schritt-für-Schritt-Tutorials, Beispiel-Boards und Videoanleitungen bereit. Zusätzlich kann ein interner „Power User“ geschult werden, der als Multiplikator im Unternehmen fungiert. Da keine Installation nötig ist und alles browserbasiert läuft, ist der Einstieg einfach und schnell möglich.

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