Implementierung eines effizienten Instandhaltungsmanagementsystems zur Reduzierung von Stillstandszeiten
Ausgangssituation
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen betreibt mehrere automatisierte Fertigungslinien. In den vergangenen Monaten häuften sich ungeplante Maschinenausfälle, was zu Produktionsunterbrechungen, verzögerten Lieferterminen und erhöhten Wartungskosten führte.
Wartungsmaßnahmen erfolgten überwiegend reaktiv, also erst nach einem Ausfall. Zwischen Produktion, Instandhaltung und Einkauf kam es zu Kommunikationslücken, weil Wartungsinformationen dezentral und unstrukturiert abgelegt wurden.
Ein weiterer Engpass bestand darin, dass keine durchgängige Übersicht über anstehende Wartungen, Stillstandszeiten und Ersatzteilverfügbarkeiten existierte. Entscheidungen wurden auf Basis von Erfahrungswerten, nicht auf Daten getroffen.
Herausforderungen
1. Fehlende Transparenz über Maschinenzustände:
Informationen zu Wartungsintervallen, durchgeführten Arbeiten und Ersatzteilen waren in Excel-Listen oder E-Mails verteilt. Es fehlte eine zentrale Plattform für alle Prozessbeteiligten.
2. Reaktive statt präventive Instandhaltung:
Da keine klare Sicht auf die Prozessabhängigkeiten bestand, wurden Wartungen häufig verschoben oder zu spät eingeplant – was teure Ausfälle verursachte.
3. Unkoordinierte Kommunikation:
Produktionsleiter, Techniker und Einkauf stimmten sich nur punktuell ab. Engpässe bei Ersatzteilen oder fehlende Freigaben führten regelmäßig zu Verzögerungen.
4. Keine klaren Prioritäten oder KPI-Transparenz:
Kennzahlen wie MTTR (Mean Time To Repair), MTBF (Mean Time Between Failures) oder Stillstandszeiten wurden zwar erhoben, aber nicht mit den Prozessschritten verknüpft.
Ziele
Reduzierung ungeplanter Stillstände: Durch strukturierte Planung und Prozessvisualisierung sollen Ausfallzeiten messbar reduziert werden.
Proaktive Wartungsstrategie etablieren: Wartungsbedarfe frühzeitig erkennen und koordinieren.
Transparente Kommunikation im Wartungsprozess: Abteilungen in Echtzeit einbinden, um Rückfragen und Wartezeiten zu vermeiden.
Integration von KPIs in die Prozesssteuerung: Kennzahlen sichtbar machen und zur Entscheidungsfindung nutzen.
Verbesserte Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Alle Wartungsaktivitäten revisionssicher dokumentieren.
Lösung mit Share2Flow
Lösung mit Share2Flow
Das Unternehmen implementierte Share2Flow als zentrale Plattform zur Abbildung, Analyse und Optimierung seiner Instandhaltungsprozesse.
1. Abbildung des Wartungsprozesses im Flow Board
Im Modul Rollen & Flows wurde der komplette Instandhaltungsprozess – von der Störungsmeldung über die Ersatzteilbeschaffung bis zur Wiederinbetriebnahme – visualisiert.
Jede Rolle (z. B. Anlagenbediener, Instandhalter, Einkauf, Produktionsleitung) erhielt eigene Prozessschritte, die miteinander verbunden wurden.
2. Nutzung der Lanes für Ideen, Probleme und Eskalationen
In „Probleme & Schwierigkeiten“ wurden wiederkehrende Ursachen wie fehlende Ersatzteile oder verspätete Freigaben dokumentiert.
In „Ideen & Verbesserungen“ wurden Vorschläge für präventive Wartungen oder Checklisten gesammelt.
Über die „Unterstützungsstufe“ wurden kritische Situationen (z. B. Überschreitung von Stillstandszeiten) sofort eskaliert.
3. KPI-Tracking für Echtzeittransparenz
Prozessschritte erhielten Kennzahlen zu Stillstandszeit, Reparaturdauer, Kosten pro Ausfall und Wartezeiten auf Ersatzteile.
Share2Flow berechnete automatisch Durchschnitts- und Maximalwerte, wodurch sichtbar wurde, wo Zeit und Kosten verloren gingen.
4. Integration von Dokumenten- und Informationsfluss
Unter „Dokumentflow“ wurden Wartungsberichte, Prüfprotokolle und SAP-Dokumente eingebunden. Dadurch entstand ein vollständiger digitaler Nachweis über jede Wartungsmaßnahme.
5. Kontinuierliche Prozessverbesserung im Team
Nach jeder Wartung wurde der Prozess gemeinsam im Flow Board überprüft. Probleme und Ideen wurden unmittelbar ergänzt – die kontinuierliche Verbesserung fand direkt im Tool statt.
Kommentare und Maßnahmenpläne wurden im „Kommentare“-Bereich dokumentiert, sodass alle Beteiligten Zugriff auf den aktuellen Stand hatten.
Ergebnisse
Nach vier Monaten Nutzung von Share2Flow zeigte sich eine signifikante Verbesserung:
✅ –25 % ungeplante Stillstandszeiten durch frühzeitige Erkennung von Risiken
✅ +30 % höhere Maschinenverfügbarkeit durch koordinierte Wartungsplanung
✅ –15 % geringere Instandhaltungskosten dank präventiver Maßnahmen
✅ +40 % schnellere Kommunikation zwischen Technik, Produktion und Einkauf
✅ Transparenter KPI-Überblick in Echtzeit – Engpässe werden direkt erkannt
Das Unternehmen führte monatliche Review-Meetings auf Basis der Share2Flow-Daten durch und nutzte CSV-Exporte für die Integration ins ERP-System.
Häufige Fragen
Wie werden die Instandhaltungskennzahlen in Share2Flow erfasst und aktualisiert?
Welche Kriterien werden zur Priorisierung von Prozessoptimierungen herangezogen?
Wie stellt Share2Flow sicher, dass Instandhaltungsaktivitäten effizient geplant und koordiniert werden?
Wie wird die S2F-Prozessvisualisierung im Tagesgeschäft angewendet?
Wie werden Mitarbeiter in den Prozess der Instandhaltungsoptimierung eingebunden und motiviert?
Weitere Use Cases
Mach den Engpass in deinem Prozess sichtbar
Leg ein FlowBoard an, definiere eigene Kennzahlen und steuere Abweichungen im Team — so wie in diesem Use Case.
FlowBoard testen ↗