Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) durch Prozessvisualisierung in der Instandhaltung
Ausgangssituation
Ein produzierendes Unternehmen mit mehreren Fertigungslinien stand vor der Herausforderung, seine Instandhaltungsprozesse systematisch zu verbessern.
Zwar wurden Wartungen regelmäßig durchgeführt, doch es fehlte ein gemeinsames Verständnis über Abläufe, Zuständigkeiten und Ursachen wiederkehrender Störungen.
Verbesserungsideen und Probleme wurden in Meetings, E-Mails oder Excel-Listen gesammelt – jedoch losgelöst vom eigentlichen Prozess.
Dadurch blieb unklar, an welcher Stelle die Störung tatsächlich entsteht, welche Abhängigkeiten bestehen und wie Maßnahmen langfristig wirken.
Das Ziel war, mit Share2Flow einen sichtbaren, gemeinsam nutzbaren Prozessrahmen zu schaffen, in dem Instandhaltungsteams Probleme, Ideen und KPIs direkt im Prozess erfassen und verbessern können – als Teil eines gelebten kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).
Herausforderungen
1. Unklare Abläufe und Rollenverteilung
Wartungsprozesse waren zwar beschrieben, aber nicht visualisiert – viele Schritte liefen parallel oder wurden doppelt erledigt.
2. Fehlende Transparenz über Ursachen und Abhängigkeiten
Es gab keine Übersicht, an welcher Stelle Fehler entstehen oder wo Prozesse ins Stocken geraten.
3. Keine gemeinsame Basis für Verbesserungen
Ideen zur Optimierung wurden diskutiert, aber selten mit dem Prozessverlauf verknüpft.
4. Mangelnde Datenbasis zur Wirksamkeit von Maßnahmen
Kennzahlen wie Reaktionszeit oder Stillstandsdauer wurden nicht konsequent erfasst oder ausgewertet.
Ziele
Prozessabläufe sichtbar machen und standardisieren: Instandhaltungsprozesse sollen als Swimlane-Diagramme visualisiert werden – mit klaren Rollen, Zuständigkeiten und Übergaben.
Probleme und Ideen im Prozesskontext erfassen: Fehler, Engpässe und Verbesserungsvorschläge werden direkt an den betroffenen Prozessschritten dokumentiert – nicht isoliert.
Transparente Kommunikation und Verantwortlichkeiten schaffen: Teams, Meister und Technikleitung arbeiten auf demselben Board und sehen sofort, wo Unterstützung erforderlich ist.
Messbare Verbesserung durch Kennzahlen: KPIs wie durchschnittliche Reparaturzeit (MTTR), Wiederholungsrate oder Wartungsaufwand werden pro Prozessschritt erfasst und automatisch ausgewertet.
Nachhaltige Etablierung eines KVP-Systems: Prozessverbesserungen sollen nicht als Einzelmaßnahmen, sondern als kontinuierlicher Lernzyklus verstanden und gesteuert werden.
Lösung mit Share2Flow
Lösung mit Share2Flow
Prozessaufnahme und Visualisierung im Flow Board
Die Instandhaltungsteams erfassten alle relevanten Abläufe – von der Störungsmeldung bis zur Rückmeldung an die Produktion – in der Lane „Rollen & Flows“.
Dabei entstand ein klar strukturiertes, farblich kodiertes Prozessbild mit Rollen, Entscheidungen und Rückkopplungen.
Probleme und Herausforderungen im Prozess sichtbar machen
Über die Lane „Probleme & Schwierigkeiten“ wurden Störungen, Verzögerungen oder Informationslücken an den entsprechenden Prozessstellen dokumentiert.
Dadurch entstand erstmals eine visuelle Karte der Schwachstellen im Instandhaltungsprozess.
Ideen und Verbesserungen direkt zuordnen
In der Lane „Ideen & Verbesserungen“ konnten Teammitglieder Vorschläge zur Optimierung der jeweiligen Prozessschritte eintragen – z. B. kürzere Rückmeldewege oder verbesserte Dokumentenvorlagen.
Unterstützungs- und Eskalationsstufen
In der Lane „Unterstützungsstufen“ wurde transparent dargestellt, wann und wo Unterstützung von Technikleitung, Einkauf oder externen Dienstleistern benötigt wurde.
Dies erleichterte das Eskalationsmanagement erheblich.
KPI-Erfassung und automatische Auswertung
Kennzahlen wie Reparaturdauer, Ausfallhäufigkeit oder durchschnittliche Wartezeiten wurden pro Prozessschritt erfasst und automatisch berechnet.
So wurden Fortschritte messbar – z. B. durch abnehmende Stillstandsdauer oder steigende Erstlösungsquote.
Regelmäßige KVP-Meetings direkt im Board
Statt klassischer Besprechungen nutzten die Teams Share2Flow als Basis für ihre wöchentlichen KVP-Runden.
Probleme, Ideen und Ergebnisse wurden direkt am Prozess besprochen, bewertet und dokumentiert.
Ergebnisse
✅ 30 % kürzere Reaktionszeiten durch klare Verantwortlichkeiten und visuelle Eskalationsstufen.
✅ Wiederkehrende Fehler um 25 % reduziert, da Ursachen im Prozesskontext sichtbar und dauerhaft beseitigt wurden.
✅ Klarere Kommunikation zwischen Technik und Produktion, da alle dieselbe Prozessgrundlage nutzten.
✅ Höhere Beteiligung der Mitarbeiter – über 70 % der Instandhalter brachten regelmäßig Ideen in die Boards ein.
✅ KVP wurde Teil des Tagesgeschäfts, da Verbesserungen direkt im Arbeitsprozess entstehen – nicht in separaten Tools oder Meetings.
Häufige Fragen
Wie unterscheidet sich Share2Flow von klassischen KVP- oder Wartungssystemen?
Wie werden Probleme und Ideen im Prozess dargestellt?
Wie hilft Share2Flow bei der Priorisierung von Verbesserungen?
Welche Kennzahlen werden typischerweise verwendet?
Wie wird der KVP langfristig aufrechterhalten?
Weitere Use Cases
Mach den Engpass in deinem Prozess sichtbar
Leg ein FlowBoard an, definiere eigene Kennzahlen und steuere Abweichungen im Team — so wie in diesem Use Case.
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