Optimierung des Fremdbearbeitungsprozesses durch gemeinsame Prozessvisualisierung mit Lieferanten
Ausgangssituation
Ein mittelständisches Industrieunternehmen bezieht für ein zentrales Produkt Bauteile, die nach der Fertigung extern beschichtet werden.
Die Fremdbearbeitung erfolgt durch einen spezialisierten Dienstleister, der eng in die Produktionsplanung eingebunden ist.
Trotz langjähriger Partnerschaft kam es zunehmend zu Problemen: lange Durchlaufzeiten, abweichende Liefertermine und Qualitätsschwankungen in den bearbeiteten Teilen.
Da beide Unternehmen ihre Teilprozesse intern abbildeten, fehlte eine gemeinsame Sicht auf den Gesamtprozess – insbesondere auf Übergabepunkte, Informationsflüsse und Wartezeiten zwischen den Prozessschritten.
Das Ziel war, den kompletten Fremdbearbeitungsprozess gemeinsam mit dem Lieferanten in Share2Flow zu visualisieren, um Transparenz zu schaffen, Engpässe zu identifizieren und Abläufe gezielt zu verbessern.
Herausforderungen
1. Fehlende Transparenz zwischen Auftraggeber und Lieferant
Jeder Prozesspartner kannte nur den eigenen Ablauf – Übergabezeiten, interne Freigaben oder Rückmeldungen wurden nicht klar dokumentiert.
2. Lange und schwankende Durchlaufzeiten
Zwischen Versand, Bearbeitung, Prüfung und Rücktransport lagen oft mehrere Tage unproduktiver Wartezeit, die niemand konkret zuordnen konnte.
3. Qualitätsabweichungen und Reklamationsaufwand
Unklare Prüfprozesse und Kommunikationslücken führten zu Fehlern in der Beschichtung und damit zu erhöhten Kosten für Nacharbeit.
4. Hoher administrativer Abstimmungsaufwand
Statusabfragen erfolgten per E-Mail oder Telefon – zeitaufwendig, fehleranfällig und ohne zentrale Nachverfolgung.
5. Fehlende Basis für Digitalisierung und Automatisierung
Ohne eine gemeinsame Prozessdarstellung war unklar, welche Teilschritte digitalisiert oder automatisiert werden konnten.
Ziele
Transparente End-to-End-Darstellung des gesamten Fremdbearbeitungsprozesses – vom Versand bis zur Wareneingangsprüfung.
Identifikation und Reduktion von Liege- und Wartezeiten zwischen Auftraggeber und Lieferant.
Verbesserung der Lieferqualität und Termintreue durch klar definierte Prüf- und Kommunikationsschritte.
Gemeinsame Optimierung des Prozesses mit allen Beteiligten auf einer zentralen Plattform.
Schaffung einer Basis für Digitalisierung und Schnittstellenintegration (z. B. automatische Statusmeldungen oder Belegtransfer).
Lösung mit Share2Flow
Lösung mit Share2Flow
Gemeinsame Prozessvisualisierung über Unternehmensgrenzen hinweg
In Share2Flow wurde der gesamte Fremdbearbeitungsprozess gemeinsam mit dem Lieferanten abgebildet – von der Versandvorbereitung bis zur Wareneingangsprüfung nach der Rücklieferung.
Beide Unternehmen arbeiteten im selben Flow Board, konnten Prozessschritte ergänzen, Verantwortlichkeiten zuweisen und Abhängigkeiten sichtbar machen.
Rollenbasierte Darstellung von Aufgaben und Schnittstellen
Das Flow Board wurde in Rollen unterteilt: Einkauf, Logistik, Qualitätssicherung (Kunde) sowie Wareneingang, Fertigung, Beschichtung, Versand (Lieferant).
So war für beide Seiten sofort ersichtlich, wo Engpässe entstanden und welche Prozessschritte doppelt oder unnötig komplex waren.
Erfassung von Problemen und Ideen direkt im Prozess
Im Bereich „Probleme & Schwierigkeiten“ wurden Qualitätsabweichungen, Wartezeiten oder Rückfragen dokumentiert.
Parallel dazu konnten im Bereich „Ideen & Verbesserungen“ Vorschläge für Prozessoptimierungen eingetragen werden – z. B. automatisierte Auftragsfreigaben oder digitale Begleitscheine.
Einsatz von KPIs zur Prozesssteuerung
Durchlaufzeit, Transportdauer, Nacharbeitsquote und Liefertermintreue wurden als KPIs pro Prozessschritt erfasst.
Share2Flow berechnete Durchschnitts-, Minimal- und Maximalwerte und visualisierte Abweichungen farblich.
Echtzeit-Kollaboration und Dokumentenfluss
Wichtige Begleitdokumente (z. B. Prüfprotokolle oder Versandpapiere) wurden direkt im Board hinterlegt.
Über die Flow-Ebene „Dokumentenfluss“ konnten beide Partner jederzeit nachvollziehen, welche Unterlagen vorlagen oder fehlten.
Ergebnisse
✅ Gesamtdurchlaufzeit um 28 % reduziert, da Liegezeiten zwischen Versand, Beschichtung und Rücktransport identifiziert und eliminiert wurden.
✅ Kommunikationsaufwand um 40 % verringert, weil Statusmeldungen und Dokumente direkt im Board eingesehen werden konnten.
✅ Liefertermintreue um 25 % verbessert, da Engpässe frühzeitig sichtbar und priorisiert wurden.
✅ Reklamationsquote um 18 % gesenkt, dank klar definierter Prüf- und Freigabeprozesse.
✅ Transparente Grundlage für Digitalisierung geschaffen – z. B. Integration geplanter Schnittstellen zu ERP und Transportdienstleistern.
Häufige Fragen
Wie wurde der gemeinsame Prozess zwischen Kunde und Lieferant in Share2Flow abgebildet?
Wie wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben?
Wie hilft Share2Flow, Lieferqualität und Termintreue zu verbessern?
Wie unterscheidet sich Share2Flow von klassischen ERP- oder Lieferantenportalen?
Welche Vorteile bietet die Zusammenarbeit auf einer gemeinsamen Plattform?
Weitere Use Cases
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