Ausgangssituation
Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen stellte in den letzten Monaten eine deutliche Zunahme an Qualitätsabweichungen fest. Reklamationen und Nacharbeiten stiegen, die Ausschussquote lag über dem Zielwert und die Ursachenanalyse verlief schleppend.
Obwohl der Betrieb bereits ein etabliertes QMS nutzte, fehlte die Prozesstransparenz über Abteilungsgrenzen hinweg. Besonders an Schnittstellen zwischen Produktion, Qualität und Einkauf gingen Informationen verloren. Prozessverantwortliche beschrieben den Ablauf oft unterschiedlich – eine gemeinsame Sicht auf den „echten“ Ist-Prozess existierte nicht.
Herausforderungen
1. Unklare Prozessabläufe:
Prozessschritte und Verantwortlichkeiten waren zwar dokumentiert, aber nicht aktuell oder visuell nachvollziehbar. Mitarbeitende hatten Schwierigkeiten zu erkennen, wo genau Qualitätsprobleme entstehen und wie sich Entscheidungen auf Folgeprozesse auswirken.
2. Fehlende Kennzahlenintegration:
KPI-Daten wie Bearbeitungsdauer, Wartezeit und Ausschussquote wurden in Excel gepflegt und nicht prozessbezogen ausgewertet. Engpässe oder Korrelationen zwischen Durchlaufzeit und Qualität blieben unentdeckt.
3. Begrenzte Zusammenarbeit:
Abteilungen arbeiteten mit unterschiedlichen Tools und Kommunikationswegen. Probleme oder Verbesserungsideen gingen oft verloren oder wurden doppelt bearbeitet.
4. Langsame Eskalation bei Qualitätsabweichungen:
Ein systematischer Mechanismus zur Anzeige von Unterstützungsbedarf oder kritischen KPIs fehlte. Entscheidungen mussten häufig auf Basis unvollständiger Informationen getroffen werden.
Ziele
Qualitätsmängel reduzieren – Frühzeitige Erkennung von Fehlerquellen und präventive Maßnahmen.
Prozessabläufe vereinheitlichen und visualisieren – Eine gemeinsame Sicht auf den realen Prozess schaffen.
Kennzahlen integrieren – KPI-Auswertung direkt im Prozesskontext ermöglichen.
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern – Schnellere Abstimmung und klar definierte Verantwortlichkeiten.
Ausschussquote nachhaltig senken – durch datenbasierte Prozessverbesserung.
Lösung mit Share2Flow
Lösung mit Share2Flow
Zur Optimierung wurde die Plattform Share2Flow als zentrale Lösung eingeführt, um Prozesse, Rollen und Kennzahlen transparent zu visualisieren und gemeinsam zu verbessern.
1. Abbildung der realen Produktionsprozesse im Flow Board
Über die Lane „Rollen & Flows“ wurde der komplette Produktionsprozess – vom Wareneingang bis zur Endprüfung – als Flowlane-Diagramm modelliert. Jede Rolle (z. B. Maschinenbediener, Qualitätsprüfer, Teamleiter) erhielt eigene Prozessschritte mit klaren Übergaben und Verknüpfungen. Dadurch entstand eine durchgängige Sicht auf den Wertstrom und alle Entscheidungspunkte.
2. Erfassung von Problemen und Ideen direkt im Prozess
In den Lanes „Probleme & Schwierigkeiten“ und „Ideen & Verbesserungen“ dokumentierten Mitarbeitende ihre Beobachtungen tagesaktuell. Jeder Eintrag wurde mit einem Prozessschritt und Verantwortlichen verknüpft – so ließen sich Ursachen und Lösungsvorschläge nachvollziehbar zuordnen.
3. KPI-Integration und Auswertung
Prozessschritte wurden mit Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Bearbeitungsdauer, Wartezeit und Prozesskosten versehen.
Share2Flow berechnete automatisch Durchschnitts-, Minimal- und Maximalwerte, wodurch Engpässe und Ausreißer sofort sichtbar wurden. Besonders hilfreich war die Kombination von KPIs und Fehlerdaten – so konnten Qualitätsmängel mit Wartezeiten korreliert werden.
4. Dokumenten- und Informationsfluss sichtbar machen
Im Bereich „Dokumentflow“ wurden genutzte Formate wie PDF-Berichte, E-Mail-Freigaben und SAP-Buchungen verknüpft. Dadurch konnten Medienbrüche identifiziert werden, an denen Daten doppelt oder fehlerhaft gepflegt wurden.
5. Transparente Kommunikation und Eskalation
Über die „Unterstützungsstufe“ wurde ein Eskalationspfad eingeführt. Sobald KPIs Grenzwerte überschritten, erschien automatisch ein visueller Hinweis – die Teamleitung wurde direkt informiert.
Kommentare und Maßnahmen wurden in der Lane „Kommentare“ dokumentiert, sodass Entscheidungen nachvollziehbar blieben.
6. Gemeinsame Nutzung und Rechteverwaltung
Mehrere Personen konnten gleichzeitig an den Boards arbeiten – von der QS über die Fertigung bis hin zum Einkauf. Führungskräfte erhielten Viewer-Rechte für Review-Meetings und die Daten konnten als CSV exportiert und im BI-System weiterverarbeitet werden.
Ergebnisse
Nach zwölf Wochen Pilotphase zeigte sich eine deutliche Verbesserung:
✅ –20 % Durchlaufzeit in der Qualitätsprüfung
✅ –18 % Ausschussquote durch schnellere Ursachenanalyse
✅ +25 % mehr identifizierte Verbesserungsideen pro Monat
✅ Fehlerkorrekturen durchschnittlich 2 Tage früher initiiert
✅ +15 % höhere Termintreue dank klarer Rollenübergaben
Besonders spürbar: Das Team gewann Vertrauen in die Daten. Probleme wurden sichtbar, Entscheidungen nachvollziehbarer – und Diskussionen über „Meinung vs. Fakt“ verschwanden weitgehend.
Häufige Fragen
Wie erfassen die Mitarbeitenden ihre Prozessdaten?
Welche Kennzahlen werden genutzt?
Wie werden Mitarbeiter eingebunden?
Wie werden Qualitätsprobleme frühzeitig erkannt?
Wie wird die Akzeptanz gesichert?
Weitere Use Cases
Mach den Engpass in deinem Prozess sichtbar
Leg ein FlowBoard an, definiere eigene Kennzahlen und steuere Abweichungen im Team — so wie in diesem Use Case.
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