BPMN 2.0

Kategorie

Prozessvisualisierung

Kompetenzstufe

Praktiker

BPMN 2.0 ist eine standardisierte Notation für Geschäftsprozesse. Mit wenigen zentralen Symbolen stellst du dar, wodurch ein Ablauf startet, welche Aufgaben ausgeführt werden, wo Entscheidungen liegen und wie Beteiligte Informationen austauschen.

Im Unterschied zu einem einfachen Flussdiagramm bietet BPMN feste Regeln für Ereignisse, Aktivitäten, Gateways und die Zusammenarbeit zwischen Prozessbeteiligten. So entsteht ein Modell, das Fachbereiche, Prozessmanagement und technische Umsetzung gemeinsam lesen können. Wann sich Prozesslandkarte, Flussdiagramm oder BPMN eignen, klärt ein eigener Beitrag.

Rahmenbedingungen & Vorbereitung für BPMN 2.0

Voraussetzungen

Ein klarer Zweck und eine definierte Zielgruppe des Modells
Ein abgegrenzter Prozess mit Start und Ergebnis
Zugang zu Personen, die den Ablauf tatsächlich ausführen
Grundkenntnisse zu Ereignissen, Aktivitäten, Gateways und Flüssen
Ein Modellierungswerkzeug oder eine ausreichend große Arbeitsfläche

Vorbereitung

Lege vor dem Modellieren fest, ob du den Ist-Prozess, einen Soll-Prozess oder eine technische Ausführung beschreibst. Sammle vorhandene Unterlagen und beobachte den realen Ablauf. Für einen schnellen fachlichen Einstieg kann eine bestehende Prozessdarstellung als Grundlage dienen; die Grundlagen des Prozessmappings helfen beim Start.

Wofür ist BPMN 2.0 besonders geeignet?

BPMN 2.0 eignet sich für Prozesse mit klarer Reihenfolge, mehreren Beteiligten und Entscheidungen. Die standardisierte Notation wird von Fachbereich und IT gleich verstanden und Pools und Lanes zeigen, wer welchen Schritt verantwortet. Verzweigungen, Ereignisse und Ausnahmen bleiben auch bei komplexen Abläufen nachvollziehbar. Ein sauberes Modell lässt sich später technisch umsetzen.

Weiterführende Quelle bei der Object Management Group: BPMN 2.0.

Ein Praxisbeispiel dazu findet sich im Anwendungsfall Fremdbearbeitung.

Häufige Fragen zu BPMN 2.0

Muss ein BPMN-Modell alle Symbole der Norm verwenden?

Nein. Für viele fachliche Modelle reicht ein kleiner, konsistent verwendeter Symbolumfang aus Start- und Endereignissen, Aufgaben, Gateways, Pools, Lanes sowie Flüssen.

Was ist der Unterschied zwischen Pool und Lane?

Ein Pool steht für einen eigenständigen Prozessteilnehmer. Lanes gliedern die Verantwortung innerhalb eines Pools, zum Beispiel nach Rollen oder Bereichen.

Wann nutze ich einen Nachrichtenfluss?

Nur zwischen unterschiedlichen Pools. Innerhalb eines Pools wird der Ablauf mit Sequenzflüssen dargestellt.

Wie detailliert sollte das Modell sein?

So detailliert wie für den Modellzweck nötig. Wenn Aufgaben zu kleinteiligen Klickfolgen werden, ist meist eine separate Arbeitsanweisung geeigneter.

Kann BPMN für die Automatisierung genutzt werden?

Ja. Dafür sind jedoch präzisere technische Angaben und eine ausführbare Teilmenge der Notation nötig. Ein fachliches Modell ist nicht automatisch ausführbar.

So modellierst du einen Prozess mit BPMN 2.0

Schritt

Zweck und Modellgrenze festlegen

Formuliere die Frage, die das Modell beantworten soll. Bestimme Start, Ende, betrachtete Varianten und gewünschte Detailtiefe. Ein Modell für die Einarbeitung braucht andere Details als ein Modell für eine Automatisierung.

Schritt

Beteiligte als Pools und Lanes anlegen

Nutze Pools für eigenständige Teilnehmer wie Unternehmen oder externe Partner. Unterteile einen Pool bei Bedarf in Lanes für Rollen oder Organisationseinheiten. Vermeide Lanes für einzelne Personen, wenn eigentlich eine dauerhafte Rolle gemeint ist.

Schritt

Hauptpfad mit Start und Ende modellieren

Setze ein passendes Startereignis und modelliere den häufigsten Ablauf zunächst von links nach rechts. Benenne Aufgaben mit einer klaren Verb-Objekt-Formulierung. Schließe den Pfad mit einem eindeutigen Endereignis ab.

Schritt

Entscheidungen mit Gateways ergänzen

Nutze exklusive Gateways für alternative Pfade und parallele Gateways für gleichzeitig auszuführende Arbeiten. Formuliere Bedingungen an den ausgehenden Sequenzflüssen so, dass die Entscheidung nachvollziehbar bleibt.

Schritt

Ereignisse und Ausnahmen abbilden

Ergänze nur relevante Zeitpunkte, Nachrichten, Fristen oder Fehler. Zwischenereignisse zeigen, was während des Ablaufs passiert oder worauf gewartet wird. Modelliere seltene Sonderfälle nur, wenn sie für den Zweck wichtig sind.

Schritt

Flüsse korrekt verbinden

Sequenzflüsse verbinden Elemente innerhalb eines Pools. Nachrichtenflüsse zeigen den Austausch zwischen verschiedenen Pools. Verwende keine Nachrichtenflüsse zwischen Lanes desselben Pools. Datenobjekte ergänzen Informationen, steuern den Ablauf aber nicht.

Schritt

Modell gemeinsam prüfen

Gehe reale Fälle Schritt für Schritt durch. Prüfe, ob jeder Pfad starten und enden kann, Entscheidungen vollständig sind und Verantwortlichkeiten stimmen. Vereinfache Stellen, die für die Zielgruppe unnötig detailliert sind.

Methode direkt anwenden

Bring die Methode ins FlowBoard: Prozess visualisieren, Kennzahlen definieren, Engpässe im Team sichtbar machen.

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