Case Management mit CMMN

Eine digitale Fallakte verbindet Dokumente, Aufgaben, Ereignisse und Meilensteine in einem flexiblen CMMN-Fall

Kategorie

Prozessdigitalisierung

Kompetenzstufe

Experte

Case Management mit CMMN eignet sich für wissensbasierte Vorgänge, deren genauer Verlauf zu Beginn nicht vollständig feststeht. Statt eine feste Reihenfolge vorzuschreiben, beschreibt die Case Management Model and Notation eine Fallakte, mögliche Aufgaben, Ereignisse, Meilensteine und Bedingungen. Bearbeitende Personen können dadurch auf neue Informationen reagieren.

CMMN ist nicht einfach ein lockerer Workflow; den Unterschied von Workflow und Geschäftsprozess klärt ein eigener Beitrag. Pflichten, Berechtigungen und zulässige Optionen bleiben modelliert. Nutze Workflow-Automatisierung für vorhersehbare Teilabläufe, DMN für wiederkehrende Entscheidungen und Process Mapping, um Fallvarianten und Beteiligte zunächst gemeinsam sichtbar zu machen.

Rahmenbedingungen & Vorbereitung für Case Management mit CMMN

Voraussetzungen

Ein fallbezogener Vorgang mit wechselndem Verlauf und hohem Wissensanteil
Benannte Fallrollen und fachliche Verantwortung
Bekannte Informationen, Dokumente, Ereignisse und mögliche Ergebnisse
Regeln für zwingende und optionale Arbeitsschritte
Eine Modellierungs- oder Case-Management-Plattform mit passender CMMN-Unterstützung

Vorbereitung

Sammle mehrere abgeschlossene Fälle mit unterschiedlichem Verlauf. Rekonstruiere, welche Informationen Entscheidungen ausgelöst haben, welche Aufgaben immer nötig waren und welche nur situativ hinzugekommen sind.

Definiere die Fallgrenze. Ein Fall braucht einen klaren Anlass, eine verantwortliche Rolle und nachvollziehbare Abschlusskriterien, auch wenn sein Weg flexibel bleibt.

Wofür ist Case Management mit CMMN besonders geeignet?

CMMN passt zu wissensbasierten Vorgängen, deren Verlauf zu Beginn nicht feststeht. Bearbeitende reagieren auf neue Informationen, statt einer festen Reihenfolge zu folgen, während Pflichten, Rechte und Meilensteine trotzdem verbindlich bleiben. Reklamationen, Prüfungen oder Servicefälle mit vielen Varianten lassen sich so gut abbilden. Vorhersehbare Teile lagert CMMN an Workflows aus.

Weiterführende Quelle bei der Object Management Group: CMMN.

Ein Praxisbeispiel dazu findet sich im Anwendungsfall Lieferketten.

Häufige Fragen zu CMMN

Was ist der Unterschied zwischen CMMN und BPMN?

BPMN eignet sich für Abläufe mit weitgehend vorhersehbarer Reihenfolge. CMMN beschreibt fallbezogene Arbeit, die sich durch neue Informationen entwickelt. Beide Notationen können in einer Lösung zusammenarbeiten.

Bedeutet Case Management völlig freie Bearbeitung?

Nein. CMMN kann Pflichtaufgaben, Rollen, Kriterien, Meilensteine und erlaubte Optionen festlegen. Flexibilität entsteht innerhalb eines kontrollierten Rahmens.

Wann ist CMMN sinnvoll?

Bei wissensintensiven Vorgängen mit vielen zulässigen Varianten, etwa Reklamationen, Untersuchungen oder komplexen Servicefällen. Für einfache Standardabläufe ist ein Workflow meist verständlicher.

Muss eine Software CMMN ausführen können?

Für reine Analyse kann ein Modell bereits zur Verständigung dienen. Für digitale Fallsteuerung muss die gewählte Plattform die benötigten CMMN-Elemente und das gewünschte Laufzeitverhalten unterstützen.

Wie kombiniere ich CMMN mit DMN?

Ein Fall kann eine DMN-Entscheidung aufrufen, wenn aus bekannten Fakten ein regelbasiertes Ergebnis benötigt wird. Das Ergebnis kann Aufgaben verfügbar machen, einen Meilenstein beeinflussen oder einen Teilprozess starten.

Ein CMMN-Fallmodell in sieben Schritten entwickeln

Schritt

Fallzweck und Ergebnis bestimmen

Beschreibe, welches Ergebnis die Fallbearbeitung erreichen soll und wann der Fall beendet werden darf. Trenne fachlichen Erfolg, administrativen Abschluss und vorzeitige Beendigung.

Schritt

Case File strukturieren

Definiere Informationen und Dokumente, die während des Falls entstehen oder benötigt werden. Ordne Herkunft, Version, Schutzbedarf und Beziehungen; ein Dokumentenmanagement (DMS/ECM) verwaltet die Falldokumente revisionssicher. Das Case File bildet den aktuellen Wissensstand des Falls.

Schritt

Plan Items modellieren

Erfasse Aufgaben, Stufen, Ereignislistener und Meilensteine. Kennzeichne, welche Elemente zwingend, wiederholbar oder nur unter bestimmten Bedingungen verfügbar sind. Gruppiere zusammengehörige Arbeit in nachvollziehbare Stufen.

Schritt

Ein- und Austrittskriterien definieren

Beschreibe, welche Ereignisse oder Zustände ein Element aktivieren beziehungsweise beenden. Nutze Bedingungen sparsam und verständlich. Zu viele voneinander abhängige Kriterien machen ein flexibles Modell schwer beherrschbar.

Schritt

Ermessensaufgaben und Planung regeln

Lege fest, welche optionalen Aufgaben eine berechtigte Fallrolle bei Bedarf in den Plan aufnehmen darf. Eine Planning Table schafft kontrollierte Wahlmöglichkeiten statt beliebiger Abweichungen.

Schritt

BPMN- und DMN-Bausteine anbinden

Lagere vorhersehbare Teilprozesse in geeignete Workflow- oder BPMN-Modelle aus. Nutze DMN für wiederkehrende Entscheidungen mit expliziten Kriterien. CMMN behält die übergeordnete, informationsgetriebene Fallsteuerung.

Schritt

Fallvarianten testen und Governance festlegen

Simuliere Normalfälle, neue Informationen, parallele Aufgaben, Wiederholung, Fristablauf und Abbruch. Prüfe Rechte und Protokollierung. Bestimme, wer Modell, Falltypen, Regeln und Änderungen freigibt.

Methode direkt anwenden

Bring die Methode ins FlowBoard: Prozess visualisieren, Kennzahlen definieren, Engpässe im Team sichtbar machen.

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