Kreidekreis-Methode

Bestimme einen Standort mit gutem Blick auf die relevanten Tätigkeiten, ohne den Ablauf zu stören. Achte darauf, dass du von dort die Übergaben und Wartepunkte siehst. Ein gut gewählter Standpunkt entscheidet, wie viel du erkennst. Vermeide Positionen, an denen du selbst zum Teil des Geschehens wirst.

Kläre Zweck, Dauer und Umfang der Beobachtung und teile sie den Beteiligten mit. Mache deutlich, dass es um den Prozess geht und nicht um die Bewertung einzelner Personen. Nur so verhalten sich die Beteiligten weitgehend normal. Offenheit schafft die Grundlage für ehrliche Beobachtungen.

Halte über einen längeren Zeitraum fest, was tatsächlich passiert, inklusive Wartezeiten, Wege, Suchvorgänge und Sonderfälle. Widerstehe dem Drang, sofort einzugreifen oder zu bewerten. Notiere sachlich, was du siehst, statt es gleich zu interpretieren. Erst die Menge und Dauer der Beobachtung macht Muster erkennbar.

Ordne die Beobachtungen und suche nach wiederkehrenden Mustern statt nach Einzelfällen. Bespreche die Ergebnisse mit den Beteiligten, denn sie können vieles erklären und einordnen. Trenne dabei, was fachlich notwendig, vorgeschrieben oder vermeidbar ist. Aus dem gemeinsamen Bild entstehen tragfähige Verbesserungsideen.

Verfolge auffällige Beobachtungen bis zu ihrer Ursache, statt an der Oberfläche zu bleiben. Eine 5-Why-Analyse hilft, vom Symptom zur eigentlichen Ursache zu kommen. Prüfe, ob mehrere Beobachtungen auf dieselbe Ursache zurückgehen. So setzt du später an der Wurzel an und nicht am Symptom.

Leite konkrete Maßnahmen ab, benenne Verantwortliche und Termine und setze sie um. Prüfe später mit einer erneuten Beobachtung, ob sich der Ablauf tatsächlich verbessert hat. Halte fest, was gewirkt hat und was nicht, denn auch das ist eine Erkenntnis. So wird die Beobachtung zum Ausgangspunkt echter Veränderung.