Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation: Software-Roboter automatisiert wiederkehrende Bedienschritte

Kategorie

Prozessautomatisierung

Kompetenzstufe

Praktiker

Robotic Process Automation (RPA) automatisiert wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben, indem Software-Roboter Bedienschritte in bestehenden Anwendungen nachahmen. So werden Routinetätigkeiten schneller und gleichmäßiger erledigt, ohne die darunterliegenden Systeme zu verändern. RPA setzt dort an, wo eine echte Schnittstelle fehlt und Menschen sonst zwischen Anwendungen abtippen.

Wann RPA und wann eine andere Automatisierung passt, klärt der Beitrag RPA oder Workflow-Automatisierung. Grundlagen und Einordnung bietet der Wikipedia-Artikel zur Robotic Process Automation.

Rahmenbedingungen & Vorbereitung für RPA

Voraussetzungen

Regelbasierte Aufgaben mit klaren, stabilen Abläufen
Anwendungen mit gleichbleibenden Oberflächen oder Schnittstellen
Eine RPA-Plattform und die nötigen technischen Zugänge
Geregelte Rechte, Überwachung und ein Rückfallprozess
Klarheit über Ausnahmen und den Umgang mit Fehlern

Vorbereitung

Führe eine Prozessanalyse durch und wähle Aufgaben mit hohem Volumen, klaren Regeln und wenigen Ausnahmen. Kläre Rechte, Datenzugriffe und was passiert, wenn ein Roboter auf einen Fehler oder eine geänderte Oberfläche trifft. Prüfe, ob eine stabile Schnittstelle nicht die bessere Lösung wäre, denn RPA auf wackligen Oberflächen wird schnell wartungsintensiv. Für Entscheidungen im Ablauf ist eine explizite Regelbasis wie DMN die bessere Wahl, für ganze Abläufe eine Workflow-Automatisierung.

Wofür ist RPA besonders geeignet?

RPA eignet sich für repetitive, regelbasierte Aufgaben mit vielen manuellen Eingaben, etwa das Übertragen von Daten zwischen Systemen ohne gemeinsame Schnittstelle. Sie senkt den Aufwand, reduziert Flüchtigkeitsfehler und arbeitet auch außerhalb der Bürozeiten. Weil sie auf bestehenden Oberflächen aufsetzt, ist der Einstieg oft schnell möglich, ohne die Systeme zu verändern. Der Preis dafür ist die Empfindlichkeit gegenüber Änderungen, denn eine neue Oberfläche kann einen Roboter stoppen.

Ein Praxisbeispiel dazu findet sich im Anwendungsfall Beschaffungsmanagement.

Häufige Fragen zu RPA

Was ist Robotic Process Automation?

RPA automatisiert regelbasierte Aufgaben, indem Software-Roboter Bedienschritte in vorhandenen Anwendungen nachahmen, ohne die Systeme selbst zu ändern.

Welche Aufgaben eignen sich?

Wiederkehrende, klar geregelte Tätigkeiten mit vielen manuellen Eingaben, etwa Datenübertragungen zwischen Systemen.

Wie unterscheidet sich RPA von klassischer Entwicklung?

RPA setzt auf bestehende Oberflächen auf, statt die Systeme über Schnittstellen zu verändern. Das macht den Einstieg schnell, die Lösung aber empfindlich gegenüber Oberflächenänderungen.

Was solltest du beachten?

Ändern sich Oberflächen häufig, wird RPA aufwendig. Regele Rechte, Überwachung und einen Rückfallweg für Fehlerfälle.

Wann ist eine andere Lösung besser?

Wenn eine stabile Schnittstelle verfügbar ist oder komplexe Entscheidungen im Spiel sind. Dann sind Workflow-Automatisierung oder eine Regelbasis oft die bessere Wahl.

So führst du RPA ein

Schritt

Automatisierungspotenziale identifizieren

Analysiere die Prozesse und finde regelbasierte Aufgaben mit hohem Volumen und wenigen Ausnahmen. Bewerte für jede Aufgabe den Nutzen und den erwarteten Wartungsaufwand. Prüfe, ob nicht eine echte Schnittstelle die stabilere Lösung wäre. Ein gut gewählter erster Fall zeigt schnell, ob sich RPA für euch lohnt.

Schritt

Ablauf genau beschreiben

Nimm die Bedienschritte der Aufgabe genau auf, inklusive der Regeln, Ausnahmen und der genutzten Anwendungen. Kläre, welche Daten wo gelesen und geschrieben werden. Je klarer der Ablauf beschrieben ist, desto stabiler wird der Roboter. Unklare oder ermessensabhängige Schritte gehören nicht in die Automatisierung.

Schritt

Plattform wählen

Wähle eine RPA-Lösung passend zu deinen Anwendungen, deiner IT und deinen Anforderungen an Sicherheit und Überwachung. Achte auf die Möglichkeit, Läufe zu protokollieren und zentral zu steuern. Die Werkzeugwahl folgt dem Prozess und den Rahmenbedingungen. Eine passende Plattform erleichtert Betrieb und Wartung.

Schritt

Roboter entwickeln und testen

Bilde die Bedienschritte nach, versieh sie mit klaren Regeln und minimalen Rechten und teste den Roboter gründlich. Prüfe besonders die Ausnahmen und was passiert, wenn ein System nicht reagiert. Lege einen Rückfallweg fest, damit ein Fehler nicht unbemerkt Schaden anrichtet. Erst nach bestandenen Tests geht der Roboter in Betrieb.

Schritt

Team einbinden und begleiten

Schule die Beteiligten und erkläre, welche Aufgaben der Roboter übernimmt und welche beim Menschen bleiben. Begleite die Veränderung offen, damit die Automatisierung als Entlastung und nicht als Bedrohung wahrgenommen wird. Kläre, wer den Roboter überwacht und bei Störungen eingreift. Akzeptanz entscheidet oft über den Erfolg.

Schritt

Überwachen und pflegen

Beobachte Läufe, Fehler und Ausnahmen und greife bei Störungen zügig ein. Passe die Roboter an, wenn sich Oberflächen, Regeln oder Systeme ändern, denn RPA ist wartungsintensiv. Prüfe regelmäßig, ob die automatisierte Aufgabe noch die richtige Lösung ist. So bleibt der Nutzen dauerhaft erhalten.

Methode direkt anwenden

Bring die Methode ins FlowBoard: Prozess visualisieren, Kennzahlen definieren, Engpässe im Team sichtbar machen.

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