Business Process Automation

Analysiere deine Abläufe und wähle Kandidaten mit hohem Volumen, klaren Regeln und wenigen Ausnahmen. Bewerte für jeden Kandidaten den erwarteten Nutzen und den Aufwand, damit du mit einem lohnenden Fall startest. Vermeide Prozesse, die häufig ihre Form ändern oder viel Ermessen erfordern. Ein guter erster Anwendungsfall schafft Vertrauen für die weiteren.

Beschreibe den Prozess mit seinen Schritten, Entscheidungen, Übergaben und Ausnahmen so, wie er tatsächlich läuft. Trenne dabei, was eine feste Regel ist und was eine echte Entscheidung erfordert. Ein sauberes Modell ist die Grundlage für eine stabile Automatisierung. Kläre auch, welche Daten an welcher Stelle gebraucht werden.

Wähle eine Plattform und die nötigen Anbindungen passend zu deinen Systemen und Anforderungen. Achte auf stabile Schnittstellen, Rechtekonzepte und die Möglichkeit, den Ablauf zu überwachen. Prüfe, welche Teile sich über saubere Schnittstellen verbinden lassen und wo Bedienschritte automatisiert werden müssen. Die Wahl der Werkzeuge folgt dem Prozess, nicht umgekehrt.

Bilde die Geschäftsregeln explizit und getrennt vom Ablauf ab, damit sie verständlich und pflegbar bleiben. Kläre für jede Entscheidung, welche Kriterien gelten und wer die Regeln verantwortet. So werden gleiche Fälle gleich entschieden, unabhängig von der Person. Getrennte Regeln lassen sich später anpassen, ohne den ganzen Prozess umzubauen.

Setze die Automatisierung um und prüfe sie mit realen und absichtlich fehlerhaften Fällen, bevor sie in den Betrieb geht. Teste besonders die Ausnahmen, denn dort scheitern Automatisierungen am häufigsten. Lege fest, was passiert, wenn ein System nicht erreichbar ist oder Daten fehlen. Erst nach bestandenen Tests geht der Prozess in Betrieb.

Beobachte Durchsatz, Fehler, Ausnahmen und Bearbeitungszeiten über eine geeignete Überwachung. Verbessere den Ablauf anhand der beobachteten Muster statt anhand einzelner Vorfälle. Weite den Umfang erst aus, wenn der erste Prozess stabil läuft und dokumentiert ist. So wächst die Automatisierung kontrolliert und beherrschbar.