Task Mining
Kategorie
Prozesse mit KIKompetenzstufe
Task Mining untersucht, wie eine klar abgegrenzte Aufgabe auf Arbeitsplatz- und Anwendungsebene tatsächlich ausgeführt wird. Aufzeichnungen machen Klickfolgen, Eingaben, Kopiervorgänge, Wechsel zwischen Anwendungen und wiederkehrende Schleifen sichtbar. So ergänzt Task Mining die gröbere Sicht auf einen End-to-End-Prozess. Wie sich Process Mining und klassische Prozessanalyse unterscheiden, klärt ein eigener Beitrag.
Die Methode eignet sich für häufige, manuelle Bildschirmaufgaben mit mehreren Varianten. Sie liefert Beobachtungsdaten, aber keine fertige Ursache oder Automatisierungsentscheidung. Datenschutz, Mitbestimmung und Zweckbindung gehören deshalb vor die erste Aufzeichnung. Das Ergebnis ist eine validierte Aufgabenkarte mit Varianten, Aufwandstreibern und priorisierten Verbesserungsansätzen. Als datengestützte Methode gehört Task Mining zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Rahmenbedingungen & Vorbereitung für Task Mining
Voraussetzungen
- Eine eng abgegrenzte, wiederkehrende Desktop-Aufgabe mit klarem Start und Ende
- Mehrere freiwillig einbezogene Ausführende, die typische Varianten kennen
- Freigegebene Aufzeichnungssoftware und eine dokumentierte Rechtsgrundlage
- Frühe Einbindung von Datenschutz, Informationssicherheit und betrieblicher Mitbestimmung
- Regeln für Maskierung, Aufbewahrung, Zugriff und Löschung der Aufzeichnungen
- Etwa zwei bis vier Wochen für Planung, Erhebung, Bereinigung und Auswertung
Vorbereitung
Beschreibe Zweck, Aufgabe, betrachtete Anwendungen und ausgeschlossene Daten. Kläre schriftlich, dass keine individuelle Leistungskontrolle erfolgt. Definiere sensible Felder, nicht aufzuzeichnende Anwendungen und Abbruchregeln. Informiere die Teilnehmenden verständlich über Umfang und Verwendung. Eine Process-Mining-Analyse kann zeigen, bei welchem Prozessschritt die Detailaufnahme den größten Nutzen verspricht.
Wofür ist Task Mining besonders geeignet?
Task Mining eignet sich für häufige, manuelle Bildschirmaufgaben mit mehreren Varianten. Es zeigt, wie eine Aufgabe am Arbeitsplatz tatsächlich ausgeführt wird und macht wiederholte Kopiervorgänge, Wechsel und Schleifen greifbar. Daraus entsteht die Grundlage für Vereinfachung und Standardisierung. Wichtig dabei: Es liefert Muster, keine Leistungskontrolle einzelner Personen.
Weiterführende Quelle bei Wikipedia: Process Mining.
Ein Praxisbeispiel dazu findet sich im Anwendungsfall Instandhaltung.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Task Mining von Process Mining?
Ist Task Mining eine Form der Mitarbeiterüberwachung?
Wie viele Aufzeichnungen brauche ich?
Wie werden Passwörter und sensible Daten geschützt?
Zeigt Task Mining automatisch Automatisierungspotenzial?
Task Mining verantwortungsvoll durchführen
Aufgabe und Analysefrage abgrenzen
Lege Start, Ende, erwartetes Ergebnis und zulässige Varianten fest. Formuliere eine konkrete Frage, etwa: „Welche manuellen Schritte verursachen bei der Anlage eines Lieferanten wiederholt Nacharbeit?“ Schließe private Kommunikation und nicht relevante Tätigkeiten ausdrücklich aus.
Datenschutz und Beteiligung gestalten
Bestimme Zweck, Rechtsgrundlage, Rollen und Aufbewahrungsfrist. Aktiviere Maskierung für Passwörter, personenbezogene Daten und vertrauliche Inhalte. Begrenze Zugriffe auf das Analyseteam. Prüfe mit den zuständigen Stellen, ob Einwilligung, Betriebsvereinbarung oder eine andere Regelung erforderlich ist.
Aufzeichnungsplan erstellen
Wähle mehrere typische Ausführende, Tageszeiten und Fallarten. Plane genügend Wiederholungen, damit Standardfälle und wichtige Ausnahmen sichtbar werden. Teste den Recorder zunächst mit künstlichen Daten und bestätige, dass ausgeschlossene Felder nicht erfasst werden.
Reale Aufgabenausführungen erfassen
Die Teilnehmenden führen die Aufgabe im üblichen Arbeitskontext aus und markieren Start sowie Ende. Notiere Störungen, fehlende Informationen und Sonderfälle. Vermeide eine Bewertung während der Aufnahme, weil Menschen ihren Ablauf sonst unbewusst verändern.
Aufzeichnungen bereinigen und Schritte vereinheitlichen
Entferne nicht relevante Sequenzen und prüfe die Maskierung erneut. Fasse technisch unterschiedliche, aber fachlich gleiche Aktionen zusammen. Benenne Schritte aus Arbeitssicht statt nur nach Fenstern oder Klicks. Bewahre die Verbindung zum Rohmaterial nur so lange wie nötig.
Varianten und Aufwandstreiber analysieren
Vergleiche Häufigkeit, aktive Zeit, Warteanteile, Anwendungswechsel, Kopiervorgänge und Rücksprünge. Suche nach wiederkehrenden Mustern, nicht nach „langsamen Personen“. Für vorausschauende Risikohinweise auf Fallebene eignet sich anschließend Predictive Process Monitoring. Eine Makigami-Analyse kann Informationsverluste und Medienbrüche im größeren Arbeitsablauf ergänzen.
Ergebnisse validieren und Verbesserungen testen
Spiegle die Aufgabenkarte mit den Ausführenden. Kläre, welche Abweichungen sinnvoll, vorgeschrieben oder vermeidbar sind. Priorisiere Vereinfachung, bessere Informationen, Standardisierung und erst danach Automatisierung. Für regelbasierte Kandidaten kann RPA geprüft werden. Teste jede Änderung zunächst in einem begrenzten Pilot.
Methode direkt anwenden
Bring die Methode ins FlowBoard: Prozess visualisieren, Kennzahlen definieren, Engpässe im Team sichtbar machen.
FlowBoard testen ↗